standardiste/agent accueil/agent administratif service technique

Descriptif de l'emploi

Agent d’accueil :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, le renseigner l’orienter vers les différents services ;

- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité ;

- Gérer le courrier arrivé et départ, le planning des salles de réunion, le planning des véhicules et l’affichage ;

- Faciliter les relations avec le service technique ;

- Être garant de l’image du service public.

Agent administratif en soutien au service technique :

- Soutenir le service technique en réalisant certaines missions administratives.

Missions / conditions d'exercice

- Accueillir et renseigner le public ;

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;

- Identifier, synthétiser et gérer la demande ;

- Orienter vers les personnes et services compétents ;

- Prendre des messages et les restituer ;

- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;

- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ;

- Gérer le courrier : l’ouvrir, l’enregistrer, le mettre sous pli et l’affranchir ;

- Recevoir, traiter et diffuser l'information aux différents services.

- Gérer la réservation et tenir le planning des véhicules de service et des salles de réunion ;

- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;

- Gérer de l’intendance générale (gestion de l’alarme, des bons de commande généraux, préparation des salles lors des réunions) ;

- Appui au service RH pour le suivi des convocations des agents pour les visites médicales.

- Aider les agents des services selon les besoins (classement, rédaction de courrier simple, mise à jour de bases de données, édition de formulaires internes, envoi de convocations etc.) ;

- Gestion des demandes en reprographie des associations présentes sur le territoire intercommunal.

Profils recherchés

Expérience obligatoire de + 2 ans sur le même poste à savoir :

- Accueil physique et téléphonique ;

- Connaissance du fonctionnement d'une EPCI sur multi sites ;

- Fonctionnement et connaissance obligatoire d'un service technique.

Mais aussi :

- Maîtrise de l’outil informatique et du pack Office ;

- Capacités rédactionnelles et relationnelles ;

- Avoir le sens de l’organisation ;

- Comprendre, reformuler et savoir prioriser les demandes ;

- Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de la collectivité ;

- Connaître les règles de communication, la gestion des publics difficiles et l'écoute active.

Le plus : avoir travaillé dans un service public (Maison France Services par exemple) et avoir fait des formations sur l'accueil du public.