T11307 Secrétaire d’équipe enfance et famille H/F à l'UTAS de SAINT QUENTIN – Pôle Enfance

Descriptif de l'emploi

• Dans le cadre de la mise en œuvre des Politiques sociales d’Aide Sociale à l’Enfance, et notamment en lien avec la Plan de Lutte contre la Pauvreté et les dispositifs partenariaux

• Assurer le secrétariat du responsable adjoint H/F et des assistants socio-éducatifs

• Informer les usagers, les partenaires, dans le cadre du suivi administratif des dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Principales :

• Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires en l’absence, indisponibilité ou à la demande du responsable adjoint H/F ou des assistants socio-éducatifs de l’équipe

• Réponse à l’usager, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda des travailleurs socio-éducatifs, prise de messages, photocopies, etc.….

• Démarches administratives à la demande des assistants socio-éducatifs, ou du responsable adjoint H/F

• Création, gestion et suivi du dossier informatisé d’usager

• Production des courriers et rapports selon les procédures

• Requêtes informatiques

• Numérisation des pièces constitutives du dossier de l’usager au niveau local

• Participation aux réunions ou groupes de travail

• Suivi et correction des anomalies dans PROXIMA

Spécifiques :

• Remplacements accueil standard et renforcement du secrétariat pour des raisons de service et à la demande de l’autorité hiérarchique

• Gestion administrative des prestations territorialisées

• Diffusion du courrier

• Gestion des plannings

• Elaboration de comptes-rendus

• Participation à l’accueil de stagiaire

• Dans le cadre de la continuité du service public, permanence quotidienne en roulement de 16h30 à 17h30

Equipe enfance et famille :

• Suivi administratif des enfants confiés et des synthèses familiales

Profils recherchés

SAVOIRS

Droits et obligations du fonctionnaire

Cadre réglementaire et juridique des politiques sociales et des collectivités territoriales

Connaissance des outils informatiques et progiciels métier

Connaissance des institutions médico-sociales et des difficultés des usagers

SAVOIRS-FAIRE

Capacité organisationnelle, rigueur

Travailler en équipe

Rendre compte de son activité

Accueillir physiquement et téléphoniquement

Capacités rédactionnelles

SAVOIR ETRE (qualités)

Sens des relations humaines

Adaptation, autonomie

Discrétion

Sens de l'écoute et aptitude à communiquer

Sens du service rendu