Technicien-ne en gestion administrative

Vos missions en quelques mots

Mission du poste

Assurer la gestion quotidienne du secrétariat :

- du Département Universitaire de Gériatrie et Biologie du Vieillissement et Département de Physiologie (Médecine-UFR3S)

- de la nouvelle Unité de Recherche BioPrev UMR 1352

Activités principales et associées

Les activités sont réparties comme suit : 70% consacré à BioPrev U1352 et 30% consacré au Département Universitaire de Gériatrie et Biologie du Vieillissement et au Département de Physiologie.

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A) BioPrev U1352 - Suivi des budgets (7 contrats recherches, 1 dotation universitaire et 1 dotation INSERM). Commandes de fonctionnement et d'investissement, gratifications des stagiaires, gestion des missions des agents de l'Unité. - Gestion des stagiaires recherche : collège, lycée, BTS, L3, Master 1, Master 2, Doctorants, Post-Doctorants (conventions, badges, accès divers aux plateformes, création de mails...)

- Gestion des réunions de CoDir et d'Unité (2 réunions par semaine, réservation des salles, élaboration de l'Ordre du Jour, envoie de mails...) gestion ponctuelles d'autres réunions (réunions Work Package...) - Gestion des paiements de plateformes utilisées par BioPrev (EOPS animalerie, MP-SA) - Missions ponctuelles autour de BioPrev (contact avec l'INSERM, etc...) - Réception des colis de commande.

B) Département universitaire 1/ Gestion depuis la PASS jusqu'en MED6 (1er et 2ème cycles) - agenda et examens, ED, ECOS, APP - relances-rappels-ajustements 2/ Gestion des DES de Gériatrie (3ème cycle) - programmation des cours hebdomadaires en lien avec les enseignants - gestion des évaluation Régionales, InterRegionales et Nationales - réservation des salles - relances-rappels-ajustements 3/ Gestion de la Formation Médicale Continue: DU : AUEC Bien Vieillir, DIU Médecine des Personnes âgées, DU Médecin Coordonnateur, DU Psycho-Gériatrie, DU Longévité et Vieillissement - pré-inscriptions - gestion de la programmation des cours avec les enseignants - réservation des salles - relances-rappels-ajustements

Profil recherché

- Savoir appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur. - Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs. - Savoir utiliser les outils de communication : messagerie, réseau relationnel (composition de l'équipe, correspondant Interne et Externe, circuit des informations).

- Savoir utiliser le Pack Office. - Savoir utiliser SIFAC (Université de Lille) et SIFAC+ (INSERM). - Savoir utiliser les applications sur l'ENT (ixParapheur, réservation de salle, zoom, evento...). - Messagerie Zimbra

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- Faire preuve d'organisation et de rigueur - Etre réactif(ve), disponible - Savoir travailler en équipe - Sens des relations humaines

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Merci de transmettre votre candidature à [email protected] en indiquant la référence du poste 2026-2462521

au plus tard le 12 novembre 2026

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction