Un agent d'accueil et de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Filière administrative / Catégorie C / temps complet

Cinquième commune de Loire-Atlantique avec plus de 28 000 habitants, Orvault cultive une identité singulière : celle d’une ville à la campagne, entre nature et métropole. Dynamique sur les plans culturel, sportif et économique, elle fait de la qualité de vie orvaltaise le socle de son projet et conjugue enracinement et innovation pour relever les défis.

Au sein de la Direction de l’éducation enfance jeunesse (DEEJ), l’Espace Famille constitue le point d’entrée unique pour les familles. Véritable interface entre les usagers et les différents services de la Direction, il accueille, informe, oriente et accompagne les habitants dans leurs démarches liées à la petite enfance, à la scolarisation, aux accueils de loisirs…

Composé d’une équipe de 5 agents, le service assure un accueil de qualité, un traitement fiable des demandes et contribue ainsi chaque jour à faciliter le parcours des familles.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS GÉNÉRALES

Accueillir, informer et orienter les familles

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.

• Identifier les besoins, apporter une réponse adaptée ou orienter vers le bon interlocuteur.

• Garantir une qualité d'accueil fondée sur l'écoute, la bienveillance et les valeurs du service public.

Assurer la gestion administrative des dossiers

• Créer, mettre à jour et suivre les dossiers familles.

• Enregistrer et suivre les inscriptions aux différents services de la DEEJ (écoles, périscolaire, restauration scolaire, accueil de loisirs, petite enfance...).

• Contrôler la conformité des pièces administratives et veiller à la fiabilité des données.

Traiter les demandes dématérialisées

• Assurer le suivi des demandes transmises via le « Portail Famille » (internet).

• Accompagner les usagers dans leurs démarches numériques.

• Garantir le respect des procédures et des délais de traitement.

Contribuer à l’amélioration du service

• Participer à la mise à jour des procédures et des outils.

• Être force de proposition pour améliorer l'accueil et la qualité du service rendu aux familles.

Profils recherchés

Savoir-faire :

• Maîtrise des techniques d’accueil (physique et téléphonique)

• Capacité à intégrer et appliquer de multiples procédures.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aptitude à utiliser des logiciels métiers.

• Capacité à rechercher, analyser et fiabiliser l'information.

Savoir-être:

• Écoute active, diplomatie et discrétion professionnelle.

• Maîtrise de la communication bienveillante - capacité à gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

• Sens de l'organisation et gestion des priorités.

• Rigueur, réactivité et fiabilité.

• Goût du travail en équipe et sens de la coopération entre services

• Autonomie, adaptabilité et curiosité professionnelle.