UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Descriptif de l'emploi

Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la Formation Professionnelle et du Responsable de la Cellule Gestion de l’Offre de Formation Professionnelle. Il aura pour mission de contribuer à la mise en œuvre opérationnelle de la politique régionale en matière de formation professionnelle et d'insertion professionnelle en faveur des publics en difficulté.

Missions / conditions d'exercice

• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, rapports et autres documents administratifs ;

• Organiser les réunions et assurer les tâches logistiques associées ;

• Assurer le classement, l'archivage courant et l'archivage intermédiaire des dossiers du service conformément aux procédures internes et aux règles de gestion documentaire ;

• Assurer le suivi administratif des marchés publics et des conventions ;

• Participer à la mise en forme et au suivi des conventions et autres documents contractuels ;

• Veiller à la complétude et à la conformité administrative des dossiers avant leur transmission ;

• Réaliser les saisies dans les systèmes d'information et applications métiers de la Direction ;

• Mettre à jour les bases de données relatives aux organismes de formation, aux marchés, aux conventions et aux dispositifs financés ;

• Élaborer, alimenter et mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi ;

• Participer à la fiabilisation, à la sécurisation et au contrôle de cohérence des données administratives.

Profils recherchés

• Connaissance du fonctionnement des collectivités ;

• Connaissances souhaitées en matière de commande publique ;

• Connaissances souhaitées des structures d'accueil et d'orientation ;

• Connaissance du secteur de la formation professionnelle ;

• Recherche de l'information et mise en application ;

• Maîtrise des techniques de recueil et de traitement de données ;

• Maîtrise des outils bureautiques ;

• Bonne maîtrise de la gestion administrative des dossiers ;

• Aptitude au travail en équipe ;

• Organisation, autonomie, polyvalence et rigueur ;

• Respect du cadre hiérarchique ;

• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.