un assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous la direction de la responsable du secteur salles et logistique, vous avez la charge de l’accueil physique et téléphonique du secteur.

Vous assurez le traitement administratif ainsi que le suivi des réservations, des locations et des mises à disposition des salles (6 bâtiments : Estuaire, Fraternité, Mille-Club, Bâtiment Jules Ferry, Erdurière et l’Espace culturel et associatif de la Tour à plomb).

Vous venez en appui sur des missions socles du service : remise de clé et matériel, transmission de planning aux équipes techniques, gestion des réclamations.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et informations

Assurer l’accueil téléphonique et physique du public sur l’Espace de la Tour à plomb

Renseigner les usagers sur les modalités de location et la mise à disposition des salles

Orienter les demandes des usagers vers les services compétents

Accompagner les visiteurs et assurer leur accès sur l’Espace de la Tour à plomb

Suivi administratif des locations de salles

Assurer le traitement informatique des demandes de salles

Assurer la gestion et la tenue des plannings d’utilisation des salles

Faire appliquer et rappeler au public les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux

Rédiger les courriers de réponse et des conventions de mise à disposition des locaux et de matériels

Suivre les retours de convention, vérifier les statuts des usagers et les attestations d’assurance

Transmettre les plannings à l’équipe technique

Suivre les réclamations en lien avec l’équipe technique

Participer aux réunions du secteur le cas échéant

Archivage

Classer et trier régulièrement les dossiers à archiver

Organiser les documents de manière simple et accessible à tous

Anticiper les périodes de classements et commander le matériel nécessaire

Profils recherchés

De formation administrative, vous êtes organisé et rigoureux.

Vos compétences rédactionnelles sont avérées et votre sens de l’accueil est reconnu.

Vous maitrisez le pack office. Vous êtes curieux de découvrir de nouveaux outils.

Travailler en équipe et en transversalité vous motive. On vous attribue une bonne capacité d’analyse, de l’autonomie et des qualités relationnelles. Vous saurez être force de proposition pour améliorer la qualité du service assuré.

Afin de concilier vie personnelle et vie professionnelle, vous avez le choix entre 6 régimes de travail sur

une base hebdomadaire de 35 à 39 heures, à répartir sur 5 jours, sur 4 jours ½ ou encore en alternance

sur 4 et 5 jours. En fonction du régime choisi, le nombre de repos annuel (congés + RTT) varie de 25 à 48 jours.

Avantages : tickets restaurant, adhésion gratuite au CNAS (organisme national de prestations sociales),

participation à la prévoyance

Possibilité de télétravail après période d’intégration.