UN ASSISTANT DE COMMUNICATION TEMPORAIRE

Descriptif de l'emploi

Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la Communication.

Missions / conditions d'exercice

• Gérer la boîte mail de la Direction de la Communication et celle de la Directrice ; rechercher, traiter et diffuser les informations ;

• Assurer l’interface entre la Direction, les services de la collectivité, les organismes et les partenaires ; prendre les contacts nécessaires ;

• Suivre les projets et activités du service, assurer leur coordination administrative et apporter un soutien aux chargés de communication ;

• Organiser la vie professionnelle de la Direction : gérer et mettre à jour du planning, planification des réunions et suivi des échéances ;

• Assurer la relation avec les prestataires, le suivi des commandes et la coordination avec la PAO pour les modifications demandées ;

• Assurer le suivi et la communication des informations relatives aux inforoutes et aux chantiers routiers ;

• Assurer une assistance permanente à la Direction : organisation, gestion, communication, information, accueil et suivi des dossiers :

• Contribuer notamment au suivi des actions de communication ;

• Utiliser la plateforme MPE et participer au lancement et au suivi des consultations et des procédures d’achat du service ;

• Participer à l’élaboration des marchés publics : formalisation des besoins, préparation des pièces administratives et suivi des étapes de la procédure avec les services compétents ;

• Assurer l’engagement des lettres de commande et le suivi budgétaire ;

• Assurer, à la demande de la Direction, des missions ponctuelles nécessaires au fonctionnement du service et à l’intérêt du service ;

• Contribuer à la préparation, à la mise en forme et à la diffusion de documents et supports nécessaires à l’activité de la Direction ;

• Assurer une veille et une circulation efficace des informations utiles aux dossiers suivis par la Direction ;

• Participer aux actions d’amélioration de l’organisation administrative et au suivi des procédures du service.

Profils recherchés

• Connaissance du fonctionnement et des procédures de la collectivité ;

• Connaissance de l’environnement de la communication institutionnelle et territoriale ;

• Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques nécessaires au poste ;

• Connaissance des circuits administratifs liés aux commandes, consultations et suivi budgétaire ;

• Connaissance d’Adobe Illustrator. ;

• Organisation et gestion des priorités, des échéances et des agenda ;

• Aisance rédactionnelle, traitement et diffusion de l’information ;

• Coordination avec les services, prestataires et partenaires ;

• Sens du relationnel et aptitude à travailler en équipe ;

• Rigueur, autonomie, réactivité et sens de l’organisation ; capacité à gérer plusieurs sollicitations ;

• Sens du devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle exigés.