Un Assistant de Direction - Mairie de Chalon sur Saône

Vos missions en quelques mots

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vos missions s’articulent autour de 3 axes :

- Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA); - Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF): - La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l’absence de la collègue en charge de cette mission :

Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA) :

- Accueil téléphonique ou physique des différents interlocuteurs ; - Gestion de l’agenda : organisation des déplacements, planifications de réunions,… ; - Préparation et suivi des réunions : réservation salle, envoi des convocations, diffusion de l’ordre du jour, participation à certaines réunions avec prises de notes et comptes rendus ; - Gestion administrative : produire des documents administratifs (courriers, rapports, tableaux de synthèse), gestion des courriers dans Kolok, gestion du stock de fournitures, classement et archivage ; - Participation à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture ; - Suivi de dossiers transversaux : centraliser les rapports d’activités des différents services, préparer les réunions « Maire en Direct ».

Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF):

- Organisation des ressources internes des différents services de la délégation (ressources humaines, administratif, logistique) ; - Participation à la centralisation et au suivi des données budgétaires ; - Participation à la mission d’exécution budgétaire.

La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l’absence de la collègue en charge de cette mission :

- Réception et traitement des demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert, - Réception et traitement des appels d’alerte de la survenance d’un évènement sur la Commune.

Profil recherché

- Bac +2 dans le domaine d'activités - Savoir analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances ; - Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires; - Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ; - Maîtrise des outils bureautiques ; - Savoir travailler en équipe et en transversalité ; - Organisation, rigueur et autonomie ;

Les personnes intéressées devront faire parvenir leur candidature (lettre de motivation et CV) avant le 6 Décembre 2026.

"Les agents de la Ville de Chalon sur Saône, du Grand Chalon et du CCAS sont soumis à l'obligation de neutralité et au respect du principe de laïcité dans l'exercice de leur activité".

La Ville de Chalon S/Saône et le Grand Chalon, signataires de la charte "Lutte contre les discriminations", sont des collectivités « handiaccueillantes »

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 04/01/2027

Assistante / Assistant de direction