Un Chargé ou une Chargée de coordination événementielle 13203-26

Descriptif de l'emploi

Employeur de premier plan avec près de 10 000 agents, la Région Île-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

En tant que chargé ou chargée de coordination évènementielle, vous assurez la préparation et l'organisation d'évènements et de manifestations régionales et vous prenez en charge la coordination technique et logistique des évènements récurrents ou exceptionnels de la RIF.

Missions / conditions d'exercice

Analyser les besoins et proposer des solutions adaptées

Identifier et analyser les besoins à partir des fiches opérationnelles des événements et déterminer les moyens techniques, audiovisuels, matériels et humains nécessaires, ainsi que les besoins en prestations de traiteur ou le recours à des prestataires extérieurs.

Prendre en compte les contraintes logistiques, techniques et organisationnelles en lien avec les services concernés, notamment l’accueil et la sécurité.

Réaliser des repérages sur site, anticiper les difficultés et proposer des solutions adaptées aux spécificités de chaque manifestation.

Assurer l’interface entre les parties prenantes internes et externes, élaborer les budgets prévisionnels et construire les rétroplannings.

Concevoir, organiser et coordonner les événements

Sélectionner et coordonner les prestataires en lien avec le chef de service ou son adjoint, puis contrôler la qualité et la conformité des prestations réalisées.

Superviser l’organisation logistique, scénique, audiovisuelle et technique des événements, en coordination avec les équipes du service événementiel, la direction de la communication et les prestataires.

Animer les échanges, diffuser les informations nécessaires et coordonner les équipes mobilisées afin de garantir le bon déroulement des manifestations.

Être l’interlocuteur privilégié des utilisateurs internes et externes et assurer, sur le terrain, la coordination avec les services concernés, notamment l’accueil, la sécurité et le protocole.

Évaluer les événements et améliorer les pratiques

Actualiser les plannings, tableaux de bord et outils de suivi de l’activité du service.

Concevoir et exploiter des enquêtes de satisfaction, analyser les résultats et assurer leur restitution.

Proposer des améliorations des procédures et de l’organisation afin de renforcer la qualité du service rendu.

Contribuer à l’évolution des équipements et des outils événementiels, notamment dans les domaines audiovisuel et technique.

Contribuer au suivi administratif et budgétaire

Participer à la rédaction et au suivi de l’exécution des marchés publics événementiels, en veillant à la qualité et à l’efficacité des prestations.

Contribuer au suivi de l’exécution budgétaire et à la maîtrise des dépenses liées aux événements.

Profils recherchés

Vous connaissez les principes des achats et des marchés publics, les règles de sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP), ainsi que l’environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales. Vous maîtrisez les fondamentaux de la gestion budgétaire et comptable, les outils bureautiques et collaboratifs, ainsi que les règles de déontologie et de probité. Vous êtes également sensibilisé aux enjeux de transition écologique, d’égalité, d’inclusion et de lutte contre les discriminations.

Vous savez analyser un besoin, évaluer les contraintes et les risques, anticiper les difficultés et planifier les différentes étapes d’un projet événementiel. Vous êtes capable de coordonner et de mobiliser des équipes, de travailler en réseau avec des interlocuteurs variés et de suivre plusieurs dossiers simultanément. Vous savez instruire un dossier, appliquer les procédures en vigueur, interpréter les dispositions réglementaires et alerter en cas de difficulté. Vous êtes force de proposition pour identifier des axes d’amélioration et optimiser l’organisation des événements.

Vous faites preuve de rigueur, d’autonomie, de réactivité et d’un grand sens de l’organisation. Votre capacité d’adaptation et votre curiosité vous permettent de répondre à la diversité des événements et des situations rencontrées. Vous appréciez le travail collectif et savez instaurer des relations professionnelles constructives avec les équipes, les prestataires et les partenaires. Vous faites preuve de discrétion, de neutralité et d’un sens affirmé du service public, tout en adoptant une posture respectueuse de la diversité et attentive aux enjeux d’équité.

Rejoignez la Région Île-de-France et mettez vos compétences en organisation et en coordination au service d’événements porteurs de sens, contribuant au rayonnement de l’action régionale. La Région s’engage en faveur de l’égalité professionnelle, de la diversité et de l’égalité des chances.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

Plusieurs formules de temps de travail au choix

Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)

Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)

3 restaurants d'entreprise sur site

Salle de sport sur site

Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)

Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)

Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)

Un campus des cadres à destination des encadrants

Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents