UN(E) AGENT D'ETAT CIVIL

Descriptif de l'emploi

La ville de Gex, commune historique et dynamique de 14 000 habitants, sous-préfecture du département de l’Ain, capitale administrative du Pays de Gex, située au pied de la Haute chaîne du Jura à 20 km de Genève,

RECRUTE UN(E) AGENT D’ETAT CIVIL

Par voie de mutation ou à défaut contractuel

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

Sous l’autorité de la responsable du service Population, au sein d’un service de 5 personnes, vous assurerez les missions suivantes :

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

Assurer le traitement des opérations concernant l’état civil et le cimetière :

o Renseigner les usagers concernant les pièces à fournir pour documents d’état civil ou s’y rapportant ;

o Etablir les documents d’état civil ou s’y rapportant ;

o Gérer les débits de boissons ;

o Traiter le courrier journalier de l’état civil ;

o Réceptionner et établir des actes de naissance et reconnaissance ;

o Réceptionner et établir des actes de décès et transcriptions ;

o Réceptionner et établir des actes de mariage ;

o Gérer les dossiers de PACS ;

o Effectuer les tables annuelles et décennales ;

o Gérer les concessions du cimetière : achats, renouvellements et reprises.

Gérer les demandes de titres d’identité :

o Informer les usagers pour les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ;

o Réceptionner et vérifier le dossier ;

o Utiliser le dispositif de recueil des titres sécurisés ;

o Remettre les titres.

 Assurer la gestion des élections :

o Effectuer les inscriptions, les changements d’adresses, les cartes retournées, et les procurations suivant tableau électoral ;

o Préparer le matériel nécessaire à l’organisation des scrutins ;

o Gérer les élections et le dossier de tirage au sort des jurés d’assises.

Assurer ponctuellement l’accueil de la collectivité :

o Accueillir le public, renseigner les administrés et répondre aux communications téléphoniques.

Profils recherchés

PROFIL

- Être titulaire d'un diplôme de niveau Baccalauréat à Bac +2 ;

- Maîtriser les logiciels bureautique ;

- Connaître l'organisation et le fonctionnement des services de la collectivité ;

- Connaître les règles et procédures juridiques applicables ;

- Rédiger des courriers et des actes administratifs ;

- Organiser son activité et hiérarchiser les priorités ;

- Respecter les délais et les procédures en vigueur ;

- Gérer les dossiers avec rigueur, autonomie et méthode ;

- Faire preuve de discrétion professionnelle ;

- Assurer l'accueil, le renseignement et l'orientation du public ;

- Faire preuve de qualités relationnelles et de communication ;

- Travailler en équipe.