Un(e) agent(e) administratif(ive) et financier(e)

Descriptif de l'emploi

Assurer la gestion administrative et financière des structures l’île aux enfants, les Petites Frimousses et la Maison des 1000 premiers jours

Missions / conditions d'exercice

Assurer la gestion administrative des structures Petite Enfance

Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, orienter et renseigner le public,

Gérer les entrées et sorties de la structure Ile aux enfants via le visiophone,

Accueillir le public si nécessaire,

Assurer le secrétariat : rédiger des courriers adaptés, les invitations…,

Assurer la gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement, envoi, classement…),

Organiser des réunions de travail et d’équipes (établir les convocations et les comptes rendus),

Assurer un suivi administratif des structures Petite Enfance,

Garantir et assurer le suivi des demandes ponctuelles,

Saisir, suivre et mettre à jour les dossiers enfants,

Réaliser un bilan annuel pour la réduction des impôts des frais de garde des enfants des 2 structures.

Assurer la gestion financière des structures Petite Enfance

Réaliser la préparation budgétaire,

Assurer la gestion des bons de commande,

Assurer la gestion des factures,

Réaliser les demandes de devis,

Assurer la préparation des bilans,

Assurer la gestion financière du volet « Jeunesse » en l’absence du référent,

Assurer des missions sur le logiciel Concerto

Gérer les familles

Gérer les inscriptions,

Assurer la gestion de la facturation,

Extraire les données de concerto pour la réalisation des bilans,

Assurer le contrôle des pointages et des absences.

Profils recherchés

SAVOIR

Connaître la législation comptable (nomenclature, imputation, ligne de crédit…),

Maîtriser les étapes de l’exécution budgétaire,

Connaître les procédures du règlement financier des marchés publics : notion de base de la commande publique et des procédures de dépenses publiques,

SAVOIR-FAIRE

Maîtriser les principales fonctionnalités de l’outil bureautique,

Maîtriser les logiciels métiers spécifiques,

Maîtriser les procédures administratives propres à l’activité,

Saisir des données dans les logiciels,

Maîtriser les procédures budgétaires,

Avoir le sens de l’organisation, de l’initiative et de l’anticipation,

S’adapter à des tâches différentes.

SAVOIR-ETRE

Être à l’aise dans les relations,

Être polyvalent

Avoir le sens du travail en équipe,

Faire preuve de patience,

Faire preuve de disponibilité,

Prendre des initiatives,

Être autonome,

Être cordiale.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Travail de bureau

Horaires réguliers

Contacts avec le public

Travail sur l’outil bureautique et logiciels métiers

Station assise prolongée