UN(E) AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) - POLE POPULATION

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale Adjointe, au sein de l’équipe du service population, vous intervenez sur tous les domaines du Pole population comme l’accueil, la vie locale (associations, éducation,…), l’état-civil, les élections, le recensement, etc

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront les suivantes :

Accueil général de l’Hôtel de Ville :

- Accueil physique et téléphonique des usagers

- Renseigner, orienter, répondre aux besoins du public

- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet, etc.)

- Gestion du courrier postal et électronique

- Location des bennes à déchets : prise de rdv, enregistrement des paiements

- Distribution et informations concernant les inscriptions scolaires et les inscriptions sur listes électorales

- Enregistrer les recensements des jeunes citoyens et les demandes d’attestation d’Accueil.

- Etc.

Recensement de la population et élections :

- Recensement : vérification des bases adresses,

- Préparation du plan de tournée et la reconnaissance des adresses et des logements avec l'INSEE et de la répartition des zones géographiques entre les agents recenseurs.

- Préparation des supports (feuilles de logement, bulletins individuels, notices internet).

- Préparation de la communication à destination des citoyens qui seront recensés,

- Suivi de l'avancement de la collecte en ligne et sur papier.

- Gestion des cas particuliers, des refus ou des logements vacants.

- Vérifications et préparation des données collectées à transmettre à l’INSEE, suivi des documents.

-

- Elections : participation à la préparation et à l'organisation des opérations électorales, notamment en vue des élections présidentielles de 2027.

- Suivi et mise à jour des listes électorales via le Répertoire électoral unique (REU).

- Traitement des demandes d'inscription, de modification et de radiation dans le respect des procédures applicables.

- Préparation des dossiers administratifs nécessaires à l'organisation des scrutins.

- Participation à la préparation matérielle des bureaux de vote : listes d'émargement, documents électoraux, matériel et affichage réglementaire.

- Contribution à l'organisation des commissions de contrôle des listes électorales et à la préparation des documents nécessaires.

- Suivi administratif des demandes relatives aux procurations, dans le cadre des procédures en vigueur.

- Accueil et information des administrés concernant les démarches électorales.

- Présence aux opérations électorales le jour du scrutin, selon les besoins du service et les modalités définies par la collectivité.

- Classement et archivage des documents électoraux.

Participer aux missions de vie locale, état-civil et cimetière :

- Gestion planning salle des fêtes et de toutes les salles communales : gestion des demandes de réservation, tenue du planning de réservation, suivi des dossiers de réservation, gestion des demandes de matériel

- Gestion de la location des salles communales aux usagers et associations

- Relais avec les services techniques (salles et manifestations extérieures) et les élus en charge des associations

- Gestion des réservations du mini-bus par les associations

- Rédaction des arrêtés de débit de boisson temporaire

- Gestion des formulaires d’inscriptions scolaires (validation par l’élu, saisie) des nouveaux élèves dans les écoles, secrétariat pour le pôle éducation

- Mandataire de la régie et enregistrement dans le grand journal

- Réception des inscriptions aux services Ecole Municipale des Sports et Point Accueil Jeunes et facturation aux adhérents

- Suivi des fiches d’intervention technique pour la maintenance des salles et des écoles

- Gestion des attestations d’accueil, des recensements citoyens, dossiers de PACS, distribution et informations concernant les demandes de livret de famille, etc.

- Mise à jour des informations relatives au cimetière, achats de concessions, etc.

Profils recherchés

→ Savoir :

- Technique d’accueil et de conseil

- Maitriser les outils de bureautique et utilisation de l’outil informatique

- Excellente communication orale

- Connaissance du service public et de la fonction publique

→ Savoir-être :

- Attitude avenante, cordiale, et souriante

- Sens de l’organisation, du travail en équipe

- Discrétion et secret professionnel

- Qualités d’accueil et d’écoute

- Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités

- Ponctualité

- Être capable de désamorcer des situations agressives ou conflictuelles