Un(e) Assistant(e) Administratif/tive et Financier(e) et Référent(e) Caf

Descriptif de l'emploi

Assurer la gestion financière du volet Enfance - Jeunesse et la gestion des bilans en lien avec la CAF en qualité de Référente CAF.

Missions / conditions d'exercice

Assurer la gestion financière du volet " Enfance - Jeunesse "

Garantir la mise en application du budget de la commune au sein du service,

Superviser la gestion et le suivi financier et administratif de la comptabilité du volet " Jeunesse " du service Enfance-Jeunesse,

Elaborer et suivre le budget global du volet " Jeunesse " et les budgets spécifiques liés à chaque accueil de loisirs,

Assurer le suivi des documents comptables (bons de commandes, appels d'offres en lien étroit avec les services Commande Publique et Comptabilité),

Assurer la transmission des bons et validation des commandes avec les prestataires,

Assurer la commande des gouters/pains etc…

Effectuer les études de marché si nécessaire et leurs suivis,

Assurer la gestion financière du volet " Petite Enfance " en l'absence du référent.

Assurer le suivi et les bilans des prestations de service de la CAF en qualité de Référente CAF

Réaliser les bilans mensuels, trimestriels et annuels dans le cadre des différentes prestations de service,

Assurer l'enregistrement des données dans " caf partenaires ",

Assurer le suivi des différentes prestations.

Assurer la gestion des décisions

Rédiger les décisions et les conventions s'y rattachant,

Organiser le suivi administratif des conventions administratives,

Assurer le suivi de la procédure de publication de ces actes.

Assurer la gestion administrative du service Petite Enfance, Enfance-jeunesse, en l'absence de la référente administrative

Assurer le secrétariat : rédiger des courriers adaptés, les notes de service

Organiser des réunions de travail et d'équipes (établir les convocations et les comptes rendus),

Assurer un suivi administratif du service Enfance-Jeunesse,

Garantir et assurer le suivi des demandes ponctuelles,

Gérer simultanément les activités en cours et les nombreuses demandes ponctuelles,

Aide à la gestion de la boîte mail du service Petite Enfance, Enfance-Jeunesse,

Réception et contrôle des dossiers d'inscription enfants.

Missions complémentaires

Utiliser le Logiciel Concerto,

Réceptionner les appels téléphoniques et savoir les rediriger.

Profils recherchés

SAVOIRS

Connaître le cadre législatif et réglementaire

Maitriser les règles de fonctionnement d'une collectivité (règles administratives et financières)

Maitrise des règles budgétaires et comptables d'une collectivité

SAVOIRS FAIRE

Organiser le travail avec les équipes

Posséder une bonne capacité rédactionnelle

Etablir des contacts relationnels

Mettre en place et faire appliquer les procédures administratives et budgétaires

Se tenir informer des nouvelles réglementations / législations

Avoir le sens de l'organisation, de l'initiative et de l'anticipation

Savoir mettre en œuvre des solutions adaptées dans des situations imprévues

Être capable de travailler en transversalité

SAVOIR ETRE

Posséder une autorité naturelle

Apprécier le travail en équipe

Avoir le sens des responsabilités et de l'initiative

Être rigoureux

Être réactif

Être à l'aise dans les relations

Environnement de travail

Travail de bureau

Horaires réguliers

Contacts avec le public