Un(e) assistant(e) au Cabinet du Maire

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de Monsieur le Maire, vous aurez pour missions :

Principales

- Assurer l’assistance administrative, budgétaire, organisationnelle et relationnelle nécessaire au fonctionnement quotidien du Cabinet du Maire et contribuer à l’organisation de l’activité de Monsieur le Maire,

- Participer à la gestion de l’agenda du Maire, à l’organisation de ses rendez-vous et des réunions, au traitement et au suivi des sollicitations des administrés ainsi qu’à la transmission et au suivi des demandes et instructions auprès des services municipaux.

Missions / conditions d'exercice

Assurées régulièrement

Assurer l’assistance auprès de Monsieur le Maire et du Cabinet

- Assurer le secrétariat courant de Monsieur le Maire et du Cabinet,

- Participer à la gestion et à la tenue de l’agenda de Monsieur le Maire, en lien avec le Directeur de Cabinet et son adjoint,

- Organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements de Monsieur le Maire,

- Assurer le suivi des échéances et des engagements inscrits à l’agenda,

- Préparer, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents du Cabinet,

- Assurer la transmission des informations et communications destinées à Monsieur le Maire.

Assurer l’accueil et le suivi des administrés

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet,

- Accueillir et orienter les administrés sollicitant le Cabinet ou un rendez-vous avec Monsieur le Maire,

- Réceptionner, enregistrer et qualifier les sollicitations et doléances des administrés,

- Assurer le suivi des réponses apportées aux administrés,

- Préparer ou transmettre les éléments nécessaires aux réponses de Monsieur le Maire,

- Assurer l’organisation des permanences et rendez-vous avec les administrés.

Assurer le lien entre le Cabinet et les services municipaux

- Transmettre les demandes et instructions de Monsieur le Maire aux services municipaux,

- Assurer le suivi des demandes confiées par le Maire ou le Cabinet,

- Centraliser les éléments nécessaires au suivi des dossiers,

- Assurer les relances auprès des services et veiller au retour des informations,

- Participer aux réunions de coordination du Cabinet,

- Assurer la circulation de l’information entre le Cabinet, les services et les différents interlocuteurs.

Participer au fonctionnement administratif du Cabinet

- Assurer la gestion de la boite mail du Cabinet,

- Réceptionner, enregistrer, orienter et assurer le suivi du courrier,

- Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents du Cabinet,

- Tenir et actualiser les fichiers et les bases de données du Cabinet,

- Assurer la gestion administrative et budgétaire du Cabinet, en lien avec les services compétents,

- Réaliser les commandes et les achats nécessaires au fonctionnement du Cabinet notamment pour les cérémonies et les manifestations,

- Assurer le suivi administratif des dossiers confiés au Cabinet,

- Rédiger et mettre en forme différents documents administratifs.

Participer à l’organisation des cérémonies et manifestations

- Contribuer à l’organisation des cérémonies, réceptions, manifestations et événements municipaux,

- Participer à la préparation matérielle et administrative de ces événements,

- Assurer les commandes nécessaires,

- Participer aux réunions de préparation et coordination,

- Assurer la présence au Cabinet lors de certaines manifestations municipales.

Assurer la continuité du secrétariat du Cabinet

- Travailler en binôme avec le second assistant du Cabinet,

- Assurer la continuité de l’accueil et du secrétariat en cas d’absence de l’un des assistants,

- Organiser la répartition des tâches en fonction des nécessités du service,

- Assurer la transmission rigoureuse des informations, dossiers et échéances,

- Participer à la polyvalence nécessaire au bon fonctionnement du Cabinet.

Profils recherchés

- Bac en gestion administrative, bureautique,

- Expérience en secrétariat,

- Expérience en collectivité appréciée,

- Connaissance des techniques de classement et d’archivage,

- Connaissance des techniques d’accueil de tous les publics : écoute, patience et diplomatie,

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel – Word – Internet – logiciels de messagerie),

- Qualités rédactionnelles et relationnelles,

- Sens du service public,

- Capacité à travailler en équipe,

- Très bon niveau d’orthographe,

- Rigueur, méthode, sens aigu de l’organisation et des priorités,

- Capacités d’initiative, d’adaptation et autonomie,

- Capacités à gérer les priorités dans un environnement exigeant et rythmé,

- Nécessité d’une absolue discrétion et du respect de la confidentialité.