Un.e Assistant.e de Direction

Descriptif de l'emploi

Mission générale : Assister le Directeur de la Communication et de la Participation Citoyenne, ainsi que la Directrice de cabinet et participer à la gestion de l’ensemble de ces deux directions.

2-PLACE DANS L’ORGANISATION

3-CONTEXTE GENERAL DU POSTE

Missions du poste :

Vous aurez en charge d’assister le directeur de la communication et de la participation citoyenne dans la gestion quotidienne de son emploi du temps.

Vous faciliterez le fonctionnement de la direction de la communication et de la participation citoyenne en assurant des missions de secrétariat général et ponctuellement une complémentarité avec la chargée du Budget et de la Commande publique.

Vous aurez un rôle d’interface entre la directrice du pôle Stratégie et Communication, le DGS, les DGA, les chefs de services, et les agents.

4-DOMAINES D’ACTIVITE :

• Assurer l’assistance au bon fonctionnement de la direction de la communication et de la participation citoyenne : gestion administrative, organisation,

• Assurer le secrétariat : assistanat de communication, tenue des plannings et outils de pilotage

• Collaborer en binôme avec l’assistante du Budget et de la Commande publique - liquidation des factures en son absence ou en soutien si besoin

Missions / conditions d'exercice

5 - ACTIVITES DU TITULAIRE (« assurer », « garantir », « participer »)

1) Activités en lien avec la Direction de la Communication et de la Participation Citoyenne

• Participer au suivi de l’activité générale

• Mettre à jour les outils de pilotage et de suivi de l’activité, sous la responsabilité du directeur/de la directrice, et/ou en lien avec les chefs de projet communication pour la partie Communication

• Assister le directeur de la Communication et de la participation citoyenne dans les projets de communication gérés en propre

• Assurer le suivi des relevés de décisions de la direction

• Assurer le classement des dossiers du directeur

• Participer aux réunions d’équipe et rédiger les comptes rendus

6-CONTRAINTES DU POSTE

Disponibilité ponctuelle selon les besoins

Profils recherchés

7-COMPETENCES REQUISES

Connaissances : Environnement institutionnel et politique de la collectivité, Principes et techniques rédactionnels, techniques d’assistanat, bureautique, Logiciel Métier (Microsoft Office 365, Post-Office, CIVIL Finances, Teams).

Qualités : Adaptabilité, Discrétion, Loyauté, Diplomatie, Capacités rédactionnelles avérées, Réactivité, Rigueur, Organisation, Bon relationnel, Autonomie, Capacités d’initiative, Gestion des priorités, Goût pour la communication, Sens de l’écoute et de l’observation, Disponibilité

8-MOYENS TECHNIQUES

Correspondant aux missions de secrétariat et d’assistanat, poste informatique, téléphone

9-NIVEAU DE FORMATION REQUIS

Bac + 2, avec dominante assistanat