Un(e) Chef(fe) du protocole

Descriptif de l'emploi

Assurer l'organisation, la planification et la coordination aussi bien sur le plan technique, réglementaire et administratif des manifestations officielles et publiques de la collectivité et en assurer le bon déroulement

Missions / conditions d'exercice

Assurer le bon déroulement des manifestations officielles et publiques :

Les vœux protocolaires

Les cérémonies de remise de médailles de la Ville, de médailles du travail, de la famille et des retraités, de remise des legs grenier...

Les cérémonies patriotiques inscrites au Journal Officiel, en collaboration avec la Préfecture, les associations d'Anciens Combattants, le Comité d'Entente, l'Harmonie Municipale

Les événements commémorant des dates anniversaires ou cérémonies de Légion d'Honneur...

Planifier l'accueil de délégations étrangères ou de visites et les manifestations extérieures à la collectivité ou à l'Hôtel de Ville

Organiser et coordonner les manifestations initiées par les services municipaux

Promouvoir l'image de la Ville auprès d'interlocuteurs extérieurs lors de manifestations

Organiser, planifier et gérer les manifestations :

Encadrer une équipe

Réceptionner les fiches de demande de protocole transmises par les services municipaux et en assurer le suivi, en lien avec les services à mobiliser

Organiser et assurer la transmission du planning des agents opérationnels du service Protocole (cérémonies, demandes des services municipaux, demandes émanant du Cabinet du Maire...)

Concevoir et gérer le fichier protocole

Prévoir l'aménagement des salles de réception et l'organisation des repas protocolaires selon les règles de savoir-vivre

Gérer les outils de relations publiques et de protocole : drapeaux, sonorisation, diffusion d'images...

Veiller au pavoisement des édifices publics

Recenser les besoins concernant le service Protocole auprès de la Directrice de la Communication et du Protocole (commandes, actes administratifs, courriers...)

Réaliser le transport des personnalités

Profils recherchés

SAVOIR

Connaître impérativement les règles protocolaires

Avoir des connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales

Connaître l'organisation de la collectivité et son environnement

Avoir des bases en matière d'exécution budgétaire

Connaître les procédures d'achat public

Connaître le décret n°89-655 du 13/09/89 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires

Démontrer des capacités d'organisation, d'adaptation et de gestion du temps

Savoir s'adapter aux situations d'urgence

Savoir collecter et organiser des informations et les présenter sous forme de document de synthèse

SAVOIR FAIRE

Être force de propositions pour l'amélioration des événements protocolaires

Accueillir le public

Assurer l'organisation protocolaire des réceptions et cérémonies (accueil des personnalités, prise de parole, réceptions, buffets...)

Appuyer les services municipaux en matière de protocole pour l'organisation de manifestations

Maîtriser parfaitement les usages protocolaires

Avoir des compétences en communication, organisation, logistique pour organiser et coordonner des événements

Savoir Faire complémentaire

Management

Organiser le travail des équipes

Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service

Repérer et réguler les problèmes et conflits

Motiver et faire évoluer son équipe

Evaluer les agents

SAVOIR ETRE

Faire preuve d'aisance relationnelle

Faire preuve de discrétion

Respecter la confidentialité

Faire preuve de diplomatie

Être rigoureux

Être organisé

Être disponible

Être capable de s'adapter à différentes situations

Savoir prendre des initiatives

Apprécier le travail en équipe et savoir travailler en transversalité

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Travail alternant bureau et extérieur

Travail annualisé

Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service

Grande disponibilité (soirées, week-ends, jours fériés en fonction des besoins)

Contacts réguliers avec le public interne et externe à la Mairie

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Déplacements fréquents (permis B)