Un(e) Responsable Administratif(tive) Direction des solidarités

Descriptif de l'emploi

Le responsable administratif est chargé, en lien avec la Directrice des solidarités de la traduction et du suivi administratif de l'action sociale et médico-sociale de la direction des solidarités ainsi que de la préparation, du secrétariat et contrôle de légalité afférents au Conseil d'administration du CCAS. Il exerce des missions de veille juridique, de contrôle de gestion, prépare les actes administratifs et est l'interface pour les prestataires, financeurs et services supports. Il seconde dans certaines missions la responsable du budget.

Missions / conditions d'exercice

Mission 1 :

Secrétariat des Conseils d'administration du CCAS :

• Convocation, organisation, contrôle du bon déroulement des Conseils d'administration dans le respect du règlement intérieur du CA et des normes encadrant les Etablissements publics administratifs,

• Rédaction des rapports et délibérations, préparation des dossiers de séance,

• Rédaction et suivi des procès-verbaux, délibérations, affichages, transmissions aux autorités et partenaires, suivi du contrôle de légalité,

• Rédaction et suivi administratif des décisions, actes contractuels, conventions signé.es par le Président, la Vice-présidente ou la Vice-Présidente déléguée, notification aux intéressé.es et communication au CA.

Mission 2 :

Veille juridique et protection des données :

• Suivi des évolutions législatives et règlementaires des secteurs social et médico-social,

• Rédaction de notes de synthèse et dossiers thématiques,

• Tenue des registres et gestion des archives,

• Pilotage de la politique de collecte, traitement et utilisation des données personnelles dans le cadre du RGPD réalisation de l'étude d'impact.

Exécution budgétaire, suivi des marchés et contentieux :

Mission 3 :

• Suivi des marchés publics et des contrats d'assurance du CCAS en lien avec la cellule marchés de la direction des finances ainsi que le service juridique de la Ville afin d'assurer la continuité des prestations / couvertures — préparation des cahiers des charges, suivi des procédures et calendriers, analyse, rédaction des rapports d'ouvertures, contrôle de l'exécution,

• Transmission au contrôle de légalité et aux intéressés (entreprises, services, autorités),

• Suivi du contentieux du CCAS et de ses établissements sociaux et médico-sociaux (ESSMS),

• Gestion des aides facultatives et missions d'exécution budgétaire en l'absence de la responsable du budget (bons de commande).

Profils recherchés

Diplôme(s) : BAC + 3

Expérience souhaitée sur poste similaire

37 heures hebdomadaire

Savoir :

- Connaissances en droit administratif, marchés publics, code de l'action sociale et des familles, cadre juridique, règlementaire et fonctionnement d'un CCAS, informatique et libertés, RGPD, fonctionnement d'une collectivité locale

Savoir-faire :

- Respect des calendriers et procédures règlementaires,

- Recherche d’informations et veille législative

- Rédaction de courriers, actes administratifs, notes de synthèse,

- Relations partenariales avec les administrations, financeurs, prestataires, fournisseurs et différents acteurs du secteur, anticipation et organisation

Savoir-être

- Ecoute, compréhension,

- Compétences relationnelles avec tous types d’acteurs,

- Rigueur

- Sens de l’organisation

- Capacité à alerter et faire respecter les règles, sens du travail en équipe

- disponibilité et discrétion