Un officier d’état-civil et agent d'accueil (H/F)

Descriptif de l'emploi

La mairie de Saint-Jean, collectivité d'environ 11500 habitants, recrute un officier d'état civil placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services. L'équipe du service Accueil, Etat Civil, Funéraire et Elections est composée de 4 agents. La présence d'une clinique sur le territoire assure le maintien d'une activité soutenue en matière d'état civil. Les missions en lien avec les élections et le cimetière permettent d'élargir l'étendue du poste.

Missions / conditions d'exercice

** Activités principales

* Etat-Civil :

- Enregistrer les actes de naissance, mariage, décès, reconnaissance, changement de nom et prénom, pacs,

- Etablir et mettre à jour les livrets de famille,

- Procéder aux rectifications administratives,

- Instruire les dossiers de mariage et auditionner les futurs époux si nécessaire,

- Traitement des demandes COMEDEC,

- Traiter les demandes des administrés, des notaires et des différentes institutions par mail et/ou courrier,

- Réaliser et éditer les tables annuelles,

- Anticiper les besoins en matériel (livrets de famille, registres...),

- Préparation des dossiers pour archivage au Tribunal.

* Accueil :

- Accueil physique et téléphonique : renseignement et orientation du public vers les services ou les organismes compétents,

- Recensement citoyen,

- Légalisation de signature,

- Courrier : arrivée/départ.

** Activités secondaires :

* Cimetière :

- Vente et suivi des concessions.

* Elections :

- Aide à la préparation matérielle des élections politiques, mise à jour et révision de la liste électorale,

* Recensement de la population :

- Aide à la préparation matérielle du recensement de la population dirigé par l'Insee.

Profils recherchés

* Savoir :

- Connaissance de la réglementation en matière d'état civil (IGREC), funéraire et élections,

- Connaissance des procédures administratives.

* Savoir faire :

- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, mails, COMEDEC),

- Connaissance des logiciels Mélodie Opus (Etat-Civil) et Améthyste (Cimetière) appréciée.

* Savoir être :

- Sens du contact,

- Qualité d’écoute et de dialogue,

- Travail en équipe,

- Calme et maîtrise de soi,

- Discrétion et confidentialité,

- Organisation et rigueur,

- Réactivité et autonomie,

- Sens du service public.