Un ou Une assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Numérique et Informatique, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la direction en assurant la gestion administrative et le suivi des activités comptables, budgétaires, des marchés publics et des conventions. Véritable appui à la direction, vous contribuez à la coordination et à la fluidité des procédures administratives tout en assurant le secrétariat et l’organisation quotidienne des activités.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales :

Assurer la gestion comptable de la direction sur toute la chaîne comptable (devis, commande, facture, service fait,…),

Assurer le suivi de l’exécution des marchés et participer à l’élaboration des marchés,

Préparer l’état budgétaire en vue de l’arbitrage annuel,

Etablir les contrats logiciels et en réaliser le suivi,

Assurer le suivi des conventions avec les organismes extérieurs et le suivi des conventions d’occupation du domaine public,

Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers tant papier que numérique,

Assurer le secrétariat de la direction (rédaction de courriers, gestion des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, commande de fournitures pour la direction, réservation de salle, gestion du courrier,…),

Assister le directeur dans l’organisation des réunions avec les autres responsables informatiques des communes de Valenciennes Métropole,

Assurer la rédaction des actes administratifs (délibérations, décisions,…),

Réaliser des supports de présentation sous PowerPoint, par exemple,

Occasionnellement, il sera possible d’assurer l’organisation des réunions avec les élus (par exemple : conseil de surveillance),

Polyvalence : Assurer le backup de la gestion administrative et financière des communes.

Profils recherchés

- Maitrise des outils de bureautique (Pack Office), ainsi que les logiciels nécessaires à la gestion administrative (DOTELEC, CIRIL,…),

- Maîtrise des principes budgétaires et des règles de gestion comptable ainsi que des fondamentaux des Marchés Publics,

- Capacités à gérer les urgences et à prioriser les tâches,

- Rigueur, organisation, proximité, réactivité,

- Compétences relationnelles fortes ( sens et goût du travail en équipe).