Un ou Une Gestionnaire Administrative

Descriptif de l'emploi

Dynamique, jeune, nourrie d'histoire mais tournée vers l'avenir : Poitiers est une ville où il fait bon vivre, où il fait bon étudier et enseigner, où fleurissent les projets associatifs et culturels. Les perspectives professionnelles y sont soutenues par les nombreux projets de développement d'envergure locale, régionale et nationale, portés par les acteurs d'un tissu économique et administratif diversifié et actif. A moins d'une heure et demie de Paris et de Bordeaux, entre ville et campagne, c'est une situation privilégiée, ouverte à toutes les compétences et idées.

Poitiers est une ville engagée pour la transition écologique, pour la justice sociale, pour la démocratie, et pour la confiance en l'économie locale, ambitieuse dans son projet de transformation du territoire face aux défis du XXIe siècle. C'est à partir de la richesse de tous ses acteurs, de tous ses quartiers et de tous ses habitants, qu'elle souhaite construire son avenir, en fondant son action sur une administration reflet de ces ambitions : innovation, expérimentation, mais aussi participation citoyenne et état d'esprit collectif.

La Ville de Poitiers, résolument tournée vers l'avenir, souhaite s'enrichir de compétences pour conduire ce changement, et recrute :

Un ou Une Gestionnaire Administrative

(Gestionnaire ressources)

Direction Générale Adjointe Transition écologique

Direction Urbanisme - Habitat - Foncier

Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux

A temps complet

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative

* Assurer les formalités administratives, notamment le suivi et la sécurisation des actes administratifs gérés par la direction (délibérations, arrêtés...)

* Suivre, dans CORIOLIS, les budgets de la direction, les marchés en cours

* suivi de l'exécution des contrats

* Gérer les dossiers de demandes de subvention

* Assurer la veille administrative et règlementaire : recueil et traitement de toutes les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la mission

Assistance de direction

* Accueil physique et téléphonique de la direction

* Assurer l'intérim de l'assistante de direction

* Suivi du courrier : mise en forme, enregistrement, mises aux visas et signatures, envois, rappel des échéances, utilisation du logiciel métier

* Organiser les prises de rendez-vous et les réunions en fonction des priorités (rédaction des ordres du jour, transmission des documents, prise de note et rédaction des comptes rendus, réservations des salles...)

Appui aux équipes opérationnelles dans la conduite des projets portés par la direction

* Participation aux réunions de reporting des équipes projet

* Suivi des plannings des opérations et de l'avancement budgétaire

* Organisation des différentes instances du projet (Copil, Cotech, séminaires...)

* Suivi de l'exécution des contrats en lien avec ces missions

Profils recherchés

Fort·e de votre parcours vous avez acquis les connaissances et compétences essentielles à la réalisation de vos missions :

* Connaissance de l'environnement territorial et instances décisionnaires (conseils, bureaux, commissions...)

* Connaissances du champ professionnel de l'urbanisme, habitat et foncier

* Maitrise des outils bureautique (pack office, logiciels métiers)

* Maîtriser les logiciels métiers utilisés pour la gestion administrative : Elise/ARDECOS

* Connaissance des procédures administratives

* Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe

* Esprit d'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers

Conditions de recrutement

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.

Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au 05 49 52 36 68.

Rémunération Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).

Vous souhaitez plus de renseignements ? Merci de contacter M/Mme XXXXXXXXX, qualité, téléphone / mail ou M. Quentin BRAULT - Responsable du secteur recrutement au 06 80 05 80 90 ou Maëva PHILIPPONNEAU, Chargée de recrutement au 06 80 05 81 97 ou Mme Oyana MARECHAL - Chargée de recrutement au 06 81 13 97 66.

Notre offre vous intéresse ? Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes et pour les fonctionnaires votre dernier arrêté administratif sont à transmettre via le formulaire de ce site.

Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.