Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Poste n°I-812)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la responsable d'équipe action sociale de proximité de l'espace de Solidarités Alsace de Mulhouse, vous êtes principalement en charge d’accueillir et d’orienter les usagers rencontrant des difficultés sociales diverses.

Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous apportez votre assistance à votre responsable, en termes de gestion administrative, et de manière plus ponctuelle aux membres de l'équipe.

Missions / conditions d'exercice

A ce titre, vous serez en charge de :

- Effectuer l’accueil physique et téléphonique du public et des différents partenaires sur tout le territoire de l’Espace Solidarités : écoute, évaluation de la demande, information ou orientation vers les bons interlocuteurs

- Mettre à jour les différents tableaux de bord et échéanciers (gestion et attribution des rendez-vous)

- Effectuer divers travaux bureautiques : saisie informatique et mise en forme de rapports, de courriers et divers travaux des travailleurs médico-sociaux. Classement et archivage. Elaboration, tenue et classement des dossiers de service

- Tenir à jour les outils statistiques et de gestion : enregistrements statistiques des activités de l’Espace Solidarité, tenue des agendas outlook

- Assurer la coordination de l’ensemble des informations au sein du pôle

- Réaliser la gestion matérielle de l’Espace Solidarités (fournitures…)

- Assurer, en l’absence de l’assistant aux cadres, la centralisation, le suivi et le traitement administratif des informations préoccupantes relatives à la protection de l’enfance, le cas échéant

Profils recherchés

- Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat

- Maîtrise de l’outil informatique : bureautique en environnement Naïade et des logiciels Word, Excel, Outlook et Powerpoint

- Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse

- Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper

- Qualités d’écoute et de communication

- Sens du travail en équipe

- Rigueur, méthode, capacité d’organisation

- Curiosité et discrétion professionnelle

- Grande résistance au stress

- Disponibilité