Vaguemestre - agent logistique (F/H)

Descriptif de l'emploi

Douaisis Agglo recrute un vaguemestre - agent logistique au sein de la Direction des Moyens Généraux.

Missions / conditions d'exercice

Activités et tâches principales du poste :

Coordonner, en qualité de référent, les besoins et interventions de logistique événementielle.

- Recenser les manifestations et événements programmés par les directions et services et tenir à jour un calendrier partagé.

- Centraliser et analyser les demandes de matériel et d’accompagnement logistique ; identifier les besoins en matériels

- Veiller à la disponibilité des équipements nécessaires, proposer des solutions alternatives en cas d’indisponibilité et participer à l’inventaire du matériel événementiel.

- Assurer le suivi des préparatifs, contrôler les installations, veiller au respect des délais et à la remise en état des sites.

- Participer, lorsque nécessaire, aux réunions de préparation et assurer la circulation de l’information entre les services organisateurs et le service logistique.

- Réaliser des bilans des manifestations significatives, identifier des axes d’amélioration et contribuer à l’élaboration de procédures ou fiches pratiques.

- Participer physiquement aux montages et démontages, au fléchage, à la manutention et, lors des événements, au filtrage des invités et au renfort du service Communication.

Préparer les salles, matériels et moyens nécessaires aux réunions, manifestations et événements.

- Préparation des salles selon la configuration demandée, installation du matériel vidéo et mise en place des boissons et denrées alimentaires.

- Remise en ordre des salles et des équipements après utilisation.

Participer aux activités générales du service et assurer ponctuellement des missions de renfort.

- Nettoyage de véhicules, petites interventions simples, réassort de lave-glace et dépôt des véhicules au garage pour entretien ou réparation.

- Participer aux petits déménagements et aux opérations de manutention.

- Assurer divers réassorts et prestations de proximité : papier des copieurs et imprimantes, gobelets et bonbonnes des fontaines, nettoyage du matériel Communication, gestion des dépôts et retraits de boîtes d’archives à l’Arsenal, mise sous pli,

- Effectuer, selon les besoins du service, des demandes de devis et achats divers dans le cadre des consignes données.

- Chauffeur du Président, récupération intervenants à la gare, transport partenaires extérieurs,

Assurer la gestion, l’acheminement et la distribution du courrier, des dossiers et des petits matériels.

- Retrait et dépôt du courrier à La Poste, affranchissement, prise en charge du courrier des locataires de l’Hôtel d’Entreprises.

- Dépôt de courriers, parapheurs, invitations et dossiers auprès des élus, partenaires et particuliers.

- Livraison de fournitures et transport ponctuel de matériels entre les différents sites.

- Récupération d’intervenants à la gare, transport de partenaires extérieurs et, selon les nécessités, chauffeur du Président.

Profils recherchés

Savoir-faire

• Organisation logistique d’événements et planification d’activités.

• Gestion des priorités et utilisation d’outils de suivi et de planification.

• Connaissance du matériel événementiel, techniques de manutention et mise en sécurité des installations.

• Capacité à réaliser des interventions logistiques courantes et à travailler en transversalité avec les services.

Savoir-être

• Sens de l’organisation, anticipation et réactivité.

• Autonomie, ponctualité et capacité à gérer son temps.

• Esprit d’équipe, capacité de travail collaboratif et sens du service public.

• Aisance relationnelle, diplomatie et disponibilité.