Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

Allgemeine Verwaltungs- und Büroaufgaben

• Empfang und Telefonzentrale • Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Lieferanten sowie Behörden • Schriftverkehr, Protokollerstellung, Ablage und Dokumentenmanagement • Vor- und Nachbereitung von Verbandssitzungen, Besprechungen und internen Terminen • Pflege und Verwaltung von Datenbanken

Rechnungs-, Finanz- und Haushaltswesen

• Erfassung, Prüfung und Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen • Unterstützung bei der Haushaltsplanung des Bauhofes • Erstellung von Zahlungsanordnungen und Kostenübersichten • Mitwirkung bei Budgetüberwachung, Kostenkontrolle und Auswertungen • Verwaltung von Auftragsnummern zur digitalen Zeiterfassung und Abrechnung

Beschaffung, Materialwirtschaft und Vergabe

• Organisation und Bestellung von Büromaterial, Arbeitskleidung, Dienstfahrzeugen, Maschinen und Ersatzteilen • Mitwirkung bei Vergabeverfahren, Ausschreibungen und Angebotsauswertungen • Verwaltung und Kontrolle von Lagerbeständen

Organisation & Berichterstattung

• Unterstützung der Werkleitung • Erstellung von Berichten, Statistiken, Sitzungsunterlagen und Beschlussvorlagen • Mitarbeit bei internen Projekten und Sonderaufgaben • Unterstützung bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen sowie bei Digitalisierungsmaßnahmen • Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung der betrieblichen Arbeitssicherheit

Anforderungsprofil:

• Verwaltungsausbildung, vorzugsweise mit Berufserfahrung im öffentlichen Dienst; alternativ kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Verwaltungserfahrung • Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln • Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook) • Kenntnisse im Finanzverfahren OK.FIS DOPPIK sind wünschenswert • Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten • Teamfähigkeit, Flexibilität und Eigeninitiative • Führerschein Klasse B ist von Vorteil