Vorzimmerkräfte für das Büro der Hausleitung (m/w/d)

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz mit rund 1.400 Beschäftigten in Bonn. Als zentraler Dienstleister der Bundesjustiz und Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr erfüllt das BfJ vielfältige Aufgaben. Für eine unbefristete Einstellung suchen wir zwei

Vorzimmerkräfte für das Büro der Hausleitung (m/w/d)

Wir suchen zwei qualifizierte und dynamische Kräfte, die Freude daran haben, mit organisatorischem Geschick, Eigeninitiative und Fachkompetenz die Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Eine strukturierte Arbeitsweise und eine ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation werden ebenso vorausgesetzt wie absolute Diskretion und Loyalität. Zu besetzen sind die beiden Stellen der Vorzimmerkraft der Präsidentin und des Vizepräsidenten. Neben dem Vorzimmerdienst übernehmen Sie zudem Bürosachbearbeitungsaufgaben im Präsidialbüro jeweils zur Hälfte Ihrer Arbeitszeit.

Ihre Aufgaben:

• Im Vorzimmerdienst erledigen Sie im Schwerpunkt: • allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Hausleitung • eigenverantwortliche Organisation des Kalenders der Präsidentin/des Vizepräsidenten inklusive vorausschauender Tages- und Wochenplanung • Koordinierung und Vor- und Nachbereitung von Terminen (insbesondere Zu- und Absagen, Anfordern von Zuarbeiten, Erstellung und Nachbereitung der Tagesmappen, Ergebnissicherung) • Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs der Präsidentin/des Vizepräsidenten (Posteingang und -ausgang) • telefonische und schriftliche Korrespondenz • selbstständige Erstellung von Schriftgut nach Stichwortangaben • Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume • Organisation und Nachbereitung der Reisen der Präsidentin/des Vizepräsidenten, einschließlich Fahrtenplanung, Bahn- und Hotelbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen • Terminkontrolle und Wiedervorlagen für das Büro der Hausleitung • Sonderaufgaben nach Weisung der Leitung • Vertretung und gegenseitige Unterstützung im Team der Vorzimmerkräfte

• Als Assistenz im Präsidialbüro erwarten Sie: • Organisation von Terminen und Veranstaltungen der Leitungseinheit, inklusive Abrechnungen / Bewirtungsanträge • regelmäßige Abfrage des Verfahrensstandes; Überwachung von Verfügungen • Unterstützung bei der Bündelung, Koordination und Beantwortung von Anfragen • Führen von Listen, Tabellen, Statistiken und Verzeichnissen • Mit- und Zuarbeit in allgemeinen Verwaltungsangelegenheiten • Dokumenten- und Ablagenmanagement im Bereich der E-Akte Bund, Fachadministration im Bereich der E-Akte Bund • Administration des Berichtswesens (Erlasse BMJV, Schreiben der Hausleitung) • Redaktion der wöchentlichen Hausnachrichten (Koordination der Beiträge, Erstellung barrierefreier Dokumente)

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung zum oder zur Justizfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Notarfachangestellten, Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung • mehrjährige Berufserfahrung im genannten Aufgabenbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst • dienstleistungsorientiertes Aufgabenverständnis • höfliches und verbindliches Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift • eine hohe Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität • gute und rasche Auffassungsgabe, ausgeprägte Fähigkeit zum sorgfältigen und selbstständigen Arbeiten, auch unter Zeitdruck • Organisationsgeschick, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit • Freude an der Teamarbeit und am Kontakt mit Menschen • gute Kenntnisse hinsichtlich IT-Technik und modernen Bürokommunikationsmitteln sowie Standard Office-Anwendungen (z.B. Outlook, Word, Excel) • Bereitschaft, sich in E-Akte, Datenbanken und weitere Anwendungen einzuarbeiten • Anwesenheit in der Dienststelle montags bis freitags von 8:00 Uhr bis 15:30 Uhr aufgrund der Servicefunktion des Vorzimmers grundsätzlich erforderlich; ebenso die Bereitschaft zu zeitlicher Flexibilität, d.h. zu Tätigkeiten den dienstlichen Erfordernissen entsprechend auch außerhalb der regulären Dienstzeiten • Bereitschaft, eine Erklärung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz abzugeben bzw. sich einer Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) zu unterziehen

Wir bieten:

• eine unbefristete Stelle mit einer Einstiegsvergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in der Entgeltgruppe 7 • Zahlung jeweils einer Zulage für Vorzimmerkräfte von 100 Euro sowie einer weiteren individuellen Zulage für die Tätigkeit im Vorzimmer der Präsidentin (bei Eingruppierung in E 6 TVöD beträgt die Zulage 400 Euro; wegen vorgesehener Eingruppierung in E7 reduziert sich die Zulage um den Differenzbetrag) • für Beamtinnen und Beamte eine Besoldung bis zur Besoldungsgruppe A 8 Bundesbesoldungsgesetz und eine Beschäftigung im Wege der Abordnung mit dem Ziel der Versetzung • für Tarifkräfte die spätere Möglichkeit der Verbeamtung bei Vorliegen der Voraussetzungen • leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, ggfs. Gewährung von Trennungsgeld oder Umzugskostenvergütung • individuelle Fort- und Personalentwicklungsmöglichkeiten • einen abwechslungsreichen und krisensicheren Arbeitsplatz • Zuschuss zum Deutschlandticket • Standortsicherheit Bonn und sehr gute Anbindung an den ÖPNV

Die Stelle ist unter Berücksichtigung der o.g. Anwesenheitszeiten bedingt zur Besetzung in Teilzeit geeignet. Ortsflexibles Arbeiten ist aufgrund der Servicefunktion und der erforderlichen Präsenz im Vorzimmer nur in eingeschränktem Umfang möglich.

Die Stellenbesetzung kann erst nach erfolgreich abgeschlossener Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) erfolgen. Eine Bewerbung ist bereits ohne eine abgeschlossene Sicherheitsüberprüfung möglich.

Begrüßt werden Bewerbungen aller Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrer Religion und Weltanschauung, ihrem Alter sowie ihrer sexuellen Identität oder Orientierung.

Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des SGB IX be­vorzugt berücksichtigt; von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist der Nachweis der Anerkennung in Deutschland bzw. der Gleichwer­tigkeit mit einem deutschen Abschluss erforderlich. Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab.

Für Ihre Bewerbung ist zwingend das unter www.bundesjustizamt.de/stellenausschreibungen eingestellte Be­werbungsformular zu nutzen. Dort finden Sie auch unsere Datenschutzhinweise. Das Bewerbungsformular ist Ihrer Bewerbung ausgefüllt beizufügen.

Richten Sie Ihre vollständige Bewerbung (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate) mit dem Bewerbungsformular (als separate PDF-Datei) bis spätestens

27. November 2026

in elektronischer Form an: [email protected]

(mit zwei Anlagen jeweils als PDF-Datei mit max. 8 MB)

oder

an folgende Adresse: Bundesamt für Justiz

Personalgewinnung

53094 Bonn

zum Aktenzeichen I 21 – 2026 0007 0173.

Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt.

Bei Rückfragen stehen in der Personalverwaltung Frau Schäfer (Tel. 0228 99 410-6017) sowie für den Fachbereich Frau Thuy (Tel. 0228 99 410-6562) gerne zur Verfügung.

- Referat I 2 –