Agent Administratif polyvalent Etat civil, urbanisme, élections et cimetière

Descriptif de l'emploi

CONTEXTE DU POSTE :

Dans le cadre du renforcement de son service administratif, la commune de Cuges-les-Pins recrute un agent administratif polyvalent h/f à temps complet au sein du service administratif.

Sous l’autorité de la Direction de l’Administration Générale, l’agent(e) sera chargé(e) d’assurer des missions polyvalentes relevant de la population, de l’état civil, des élections, de l’urbanisme, du cimetière ainsi que de l’accueil et de l’information des administrés.

Poste à temps complet.

Poste basé à l’Hôtel de Ville de Cuges-les-Pins au rez-de-chaussée.

Travail le week-end : Non, hors nécessités liées aux scrutins ou à certaines cérémonies / missions d’état civil

Contraintes particulières : participation ponctuelle aux opérations électorales et, le cas échéant, aux permanences liées aux scrutins

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil et relation avec les administrés :

. Assurer l’accueil physique et téléphonique du public

. Accueillir, renseigner et orienter les administrés vers les services compétents

.Répondre aux demandes de premier niveau et assurer le suivi des sollicitations

.Réceptionner et traiter les courriers et courriels relevant du service

.Assurer la transmission des demandes aux services concernés

.Participer à la continuité et à la qualité du service public d’accueil.

Cette dimension d’accueil constitue une composante importante du poste, en lien avec les autres missions exercées au sein du service.

Urbanisme

En lien avec le service et les partenaires compétents :

. Assurer l’accueil et l’information de premier niveau des administrés concernant les démarches d’urbanisme

. Participer à la pré-instruction des autorisations d’urbanisme

. Assurer le suivi administratif des dossiers

. Réceptionner et enregistrer les demandes

. Préparer et assurer le suivi des courriers relatifs aux dossiers d’urbanisme

. Assurer les échanges administratifs avec les pétitionnaires, les services instructeurs et les différents interlocuteurs

. Assurer le classement et l’archivage des dossiers

. Participer au suivi administratif des déclarations et autorisations d’urbanisme.

Une connaissance du droit de l’urbanisme et des procédures relatives aux autorisations d’urbanisme sera appréciée.

État civil  :

Après formation et accompagnement, l’agent(e) aura vocation à exercer les fonctions d’officier d’état civil, dans le cadre des dispositions applicables et des délégations qui lui seront confiées.

À ce titre, il/elle pourra notamment être chargé(e) :

. de l’accueil et de l’information des administrés en matière d’état civil

. de la délivrance et du traitement des demandes d’actes d’état civil ;

. de l’enregistrement des déclarations de naissance et de reconnaissance

. du traitement des transcriptions

. de l’enregistrement et du suivi des déclarations de décès

. de la constitution et du suivi des dossiers de mariage

. de la gestion des dossiers de PACS

. du traitement des mentions et mises à jour des actes d’état civil

. des rectifications d’état civil et changements de prénom dans le cadre des compétences communales

. de l’établissement et du suivi des livrets de famille

. du traitement des courriers et courriels relatifs à l’état civil.

Élections et listes électorales  :

L’agent(e) participera à la gestion administrative des opérations électorales, notamment :

. participer à la gestion et à la mise à jour des listes électorales

. instruire et enregistrer les demandes d’inscription et de modification

. participer à la préparation des scrutins

. assurer le suivi administratif des opérations électorales

. participer à la gestion des procurations

. préparer les documents et matériels nécessaires aux élections

. participer à l’organisation matérielle des bureaux de vote

. participer à l’établissement des documents et procès-verbaux électoraux

. assurer les permanences nécessaires lors des jours de scrutin.

Gestion administrative du cimetière  :

L’agent(e) assurera également la gestion administrative du cimetière communal :

. accueil et renseignement des familles et concessionnaires

. gestion administrative des concessions

. suivi des acquisitions, renouvellements, mutations et reprises de concessions

. tenue et mise à jour des dossiers et registres

. suivi des emplacements et espaces funéraires

. relations avec les familles, les entreprises funéraires et les services concernés

. préparation et suivi des documents administratifs

. application et suivi du règlement du cimetière

. participation au suivi des procédures liées aux concessions échues et aux reprises.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

Compte tenu du caractère polyvalent du poste, l’agent(e) pourra être amené(e) à :

. assurer un renfort ponctuel auprès des différents services administratifs

. participer à la préparation de courriers et documents administratifs

. assurer le classement et l’archivage

. participer à la mise à jour des bases de données et fichiers administratifs

. assurer toute autre mission administrative en lien avec les besoins du service et les compétences de l’agent(e).

Profils recherchés

COMPETENCES LIEES AU POSTE et PROFIL ATTENDU :

. Formation dans le domaine administratif appréciée

. Une expérience en collectivité territoriale serait appréciée

. Une expérience dans les domaines de l’état civil, de l’urbanisme, des élections ou de la gestion administrative serait un atout

. Une expérience dans l’accueil du public est souhaitée.

Une formation et un accompagnement pourront être assurés afin de permettre la montée en compétences sur les différents domaines du poste, notamment l’état civil, les élections, l’urbanisme et la gestion du cimetière.

Profil attendu

Savoirs :

.Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

.Connaissances administratives générales

.Connaissance des procédures d’état civil

.Connaissance des règles et procédures électorales

.Notions en droit de l’urbanisme

.Connaissance de la réglementation relative aux cimetières appréciée

.Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques.

Savoir-faire :

. Accueillir et renseigner le public

.Instruire et suivre des dossiers administratifs

.Rédiger des courriers et documents administratifs

.Rechercher et vérifier l’information réglementaire

.Assurer le suivi et le classement des dossiers

.Respecter les procédures et les délais

.Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers.

Savoir-être :

.Sens du service public

.Qualités relationnelles et sens de l’accueil

.Écoute et diplomatie

.Rigueur et organisation

.Autonomie

.Réactivité et capacité d’adaptation

.Discrétion professionnelle

.Respect de la confidentialité et du secret professionnel

.Capacité à travailler en équipe

.Aptitude à gérer des situations parfois sensibles avec les administrés.