Agent administratif service état civil et urbanisme

Descriptif de l'emploi

Urbanisme : L'agent du service urbanisme assure l'accueil du public, informe les usagers sur les règles d'urbanisme applicables sur le territoire, réceptionne, enregistre et pré-instruit les demandes d'autorisation d'urbanisme. Il veille au respect des procédures réglementaires et au suivi administratif des dossiers.

État civil : L'agent d'état civil assure l'accueil des usagers et l'instruction des dossiers relatifs à la citoyenneté, aux formalités administratives et aux événement de la vie (naissances, mariages, décès). Il garantit la tenue rigoureuse des registres publics et la délivrance des titres réglementaires.

Missions / conditions d'exercice

1) URBANISME

Autorisation du Droit des sols :

- Accueillir (physiquement et téléphoniquement) et conseiller les administrés sur les premières démarches d’urbanisme (type de dossier à déposer, orientation vers l’instructeur en charge du dossier…),

- Réceptionner et enregistrer les demandes d’autorisations d’urbanisme,

- Saisir les dossiers sur le logiciel Cartads et assurer les affichages légaux,

- Assurer le suivi des dossiers ( DOC DAACT…) ,

- Réception et enregistrement des déclarations d’intention d’aliéner (D.I.A.),

- Transfert des dossiers de demandes d’urbanisme à la Communauté de Communes,

- Traitement des demandes de certificats d’urbanisme d’information (CUa),

- Traitement des certificats de numérotation, attestation de non contestation à la conformité,

- Gestion de la partie post-instruction des autorisations d’urbanisme dont tri et classement des dossiers, transmission des arrêtés au contrôle de la légalité et archivage des dossiers.

Missions annexes :

- Préparation de la CCID - Immeubles bâtis des particuliers,

- Réception des déclarations des meublés et des chambres d’hôtes,

- Mise à jour de la base nationale d’adresses

2) ÉTAT-CIVIL

- Accueil physique et téléphonique du public en rapport avec l’état-civil,

- Réception et suivi des dossiers de mariage,

- Établissement des actes d’état civil : reconnaissance, mariage, décès, transcription de décès,

- Réception et suivi des dossiers de parrainage civil,

- Création et conclusion des dossiers de pacs,

- Commande des cadeaux pour les administrés et suivi du budget

- Mise à jour des registres (avis de mention, actes de notoriété…),

- Délivrance des livrets de familles et tenue de leur mise à jour,

- Délivrance des copies et extrait d’actes,

- Procédure de changement de nom et de prénom,

- Inscription des jeunes administrés au recensement pour la journée Défense et Citoyenneté.

3) ÉLECTIONS

- Réception des inscriptions des administrés sur la liste électorale,

- Traitement des notifications issues du Répertoire Électoral Unique,

- Révision de la liste électorale, édition des cartes électorales,

- Veille règlementaire,

- Préparation et organisation des scrutins électoraux.

4) POPULATION

- Organisation du tirage au sort des jurés d’assises,

- Mise à jour du fichier population,

- Coordonnateur du recensement de la population,

- Attestation d’accueil des étrangers,

- Remise des formulaires d’attestation des héritiers,

- Aide à la généalogie,

- Légalisation des signatures.

MISSIONS SECONDAIRES

Cimetières :

- Délivrance d’autorisation funéraire (ouverture et fermeture de cercueil),

- Gestion et attribution des emplacements de caveau, case de columbarium ou de cavurne,

- Réception et tri du courrier en remplacement

- Tri, classement et archivage

- Présence le samedi matin lors des permanences du Maire (Enregistrements des pacs , recensement des jeunes non disponibles en semaine ...)

Profils recherchés

Savoir

Connaissance de la règlementation en droit civil

Connaissance de la règlementation en matière d’élection

Connaissance de la règlementation en droit de l’urbanisme

Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration

Maitrise de l’outil informatique

Savoir-faire

Sens de l’accueil du public

Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi

Qualité relationnelles et rédactionnelles

Savoir-être

Savoir prioriser les tâches

Savoir travailler en équipe et au contact du public

Respecter le devoir de confidentialité et de neutralité