Agent d'accueil - Etat civil - Cimetière - Urbanisme (f/h)

Descriptif de l'emploi

- Accueillir, orienter et renseigner le public.

- Représenter l’image de la collectivité auprès des usagers, assurer les services à la population

- Assurer la gestion des dossiers d’Etat civil

- Assurer la gestion du cimetière

- Assurer le traitement et l'instruction des dossiers d'urbanisme

- Préparer, organiser les élections et assurer la mise à jour de la liste électorale

Missions / conditions d'exercice

Assurer les services à la population

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés

• Identifier les demandes, informer, orienter le public vers les organismes compétents

• Renseigner les administrés

• Transmettre les demandes des administrés aux élus

• Délivrer des imprimés Cerfa à la population (cartes grises, permis de conduire, demandes de subventions…) ou associations

• Informer et orienter les demandes de CNI

• Effectuer le suivi des demandes de Recensement Militaire

• Prendre acte des inscriptions sur liste électorale

• Recevoir les familles lors de décès, assurer le lien entre elles et les entreprises de pompes funèbres

• Répondre à des demandes de réservation des salles et gérer le planning des locations

• Etablir les autorisations de licences de restauration et ventes à emporter, débits de boissons

• Recevoir les demandes d’élections de domicile

• Rédiger des arrêtés municipaux ou courriers

• Accompagner les usagers en matière de dématérialisation et apporter une aide sommaire à la déclaration

Assurer la gestion des dossiers d’État civil et des étrangers

• Effectuer le suivi des dossiers relatifs aux mariages, PACS, reconnaissances,

• Rédiger des actes suite aux changements de nom,

• Préparer les tables annuelles et décennales,

• Assurer la gestion des dossiers de baptêmes civils,

• Gérer les attestations d’accueil des étrangers.

• Assurer le suivi des commandes et distributions des cadeaux offerts par la municipalité aux usagers en lien avec ce thème.

Préparer les élections

• Préparer les commissions administratives et rédiger les comptes-rendus,

• Réviser les listes électorales (inscriptions, radiations),

• Préparer les bureaux de vote lors d’élections politiques,

• Gérer les cartes non distribuées,

• Gérer les achats et renouvellement de concessions

• Utiliser les logiciels JVS (état civil/comptabilité) ; Amethyste (cimetière) ; Oxalis (urbanisme)

Profils recherchés

Compétences professionnelles

- Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires et des principes du service public

- Connaissances de la réglementation et des bonnes pratiques de son activité professionnelle

- Techniques de communication et d’accueil

- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

- Techniques de bureautiques et secrétariat

- Caractéristiques des publics du territoire

- Réglementation liée aux élections et à l’état civil,

- Notions en matière de législation funéraire

- Notions d’urbanisme

- Logiciel de services et gestion informatiques, Word, Excel, messagerie.

Qualités relationnelles

- Etre à l’écoute

- Etre discret

- Avoir le sens du relationnel

- Etre réactif

- Etre organisé

- Etre polyvalent

- Etre soucieux de la bonne qualité du service rendu

- Avoir le sens de l’intérêt général