Agent de coordination des archives municipales

Descriptif de l'emploi

- Missions liées à l’archivage papier ;

- Missions liées à l’archivage électronique ;

- Missions transversales.

Missions / conditions d'exercice

Missions liées à l’archivage papier :

• Reprendre des fonds contemporains : tri, classement, modification des instruments de recherches et de notices de description, indexation, élimination ;

• Gérer les versements réalisés par les services (collecte, tri, classement, gestion des éliminations) ;

• Gérer les magasins et espaces de stockage : magasinage, dépoussiérage de boîtes, conditionnement et reconditionnement, gestion des espaces disponibles ;

• Gérer le fonds ancien des archives.

Missions liées à l’archivage électronique :

• Contribuer à la définition des politiques d’archivage électronique des services : analyse de la production documentaire, définition des cycles de vie, identification des supports à archiver ;

• Mise en place d’un SAE (Système d’archivage électronique) ;

• Veiller à la pérennité et à l’accessibilité des archives électroniques ; assurer la veille juridique et technologique.

Missions transversales :

• Elaborer et mettre à jour les procédures et les outils d’archivage ;

• Effectuer les recherches pour les services de la mairie et pour les lecteurs ;

• Communiquer les archives auprès des services et du public ;

• Sensibiliser les agents de la collectivité à l’archivage ;

• Participer à la préparation budgétaire du service ;

• Suivre les marchés d’acquisition de matériel nécessaire au bon fonctionnement du service.

Profils recherchés

Savoirs :

- Expertise sur le cadre législatif et réglementaire des archives communales, plus particulièrement applicable aux archives électroniques ;

- Expertise sur les normes, réglementation et référentiels relatifs à la gestion des données électroniques ;

- Maitrise des règles de classement et d'indexation archivistique (ISAD(G), langage XML) ;

- Emettre un diagnostic et des préconisations ;

- Mettre en œuvre une procédure d'archivage électronique.

Savoir faire :

- Connaissance des règles de fonctionnement de l'institution ;

- Maîtrise de la langue française ;

- Aisance rédactionnelle ;

- Maîtrise de l'outil informatique ;

- Savoir rechercher l'information pertinente.