AMA en milieu pénitentiaire - hôpital de jour SMPR

Vos missions en quelques mots

En collaboration avec les autres secrétaires, prise en charge du travail administratif de l’HDJ et du CSAPA

LES ACTIVITÉS PRINCIPALES

L’activité du secrétariat participe à la dynamique des différentes unités fonctionnelles en prenant en charge ou en participant à :

l’accueil téléphonique de l’unité la mise en lien entre les patients et les soignants (prise de RDV, gestion du courrier) la mise en lien entre les professionnels du service, et entre ces derniers et les professionnels extérieurs (en particulier professionnels de la pénitentiaire, des soins extra-carcéraux, de l’ARS, de l’UHSA, de l’intra, etc.) la bonne tenue des dossiers patients et leur archivage la qualité de la cotation et du recueil d’activité (logiciels CORA, hexagone, ProGdis) la gestion des hospitalisations au bon fonctionnement du secrétariat, aux commandes nécessaires aux démarches administratives des professionnels, à la réalisation des écrits médicaux et paramédicaux réunions institutionnelles, aux réunions cliniques et d’organisation du CSAPA et de l’HDJ : participation, prise de note et CR. à la réflexion sur l’organisation du secrétariat à l’élaboration et mise en forme, en lien avec le médecin responsable, la cadre et la cadre administrative de pôle, de la partie chiffrée du rapport d’activité pour l’HDJ et le CSAPA à l’encadrement des stagiaires secrétaires le cas échéant, et à l’accompagnement des nouveaux professionnels sur les logiciels du DPI et le fonctionnement sur le plan administratif du service

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A noter que les organisations et les besoins du service étant évolutifs, des ajustements dans les tâches et les organisations pourront être organisées, en lien avec l’agent.

Profil recherché

Diplôme :

BAC sciences et technologies santé-sociales spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat médical

Compétences :

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

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Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Qualités :

Rigueur, persévérance, autonomie et organisation dans l’intervention. Curiosité professionnelle et adaptation aux évolutions du métier. Respect du contexte d’intervention (unités de soins). Discrétion et confidentialité.

Disponibilité et capacités de communication avec l'ensemble des acteurs hospitaliers. Adaptation de son comportement, de sa pratique professionnelle aux situations critiques / particulières, dans son domaine de compétence. Capacité à travailler en équipe Sens du service public.

L’organisation du travail :

Travail à mi-temps. Un jour de télétravail possible tous les 15jours, en fonction de l’activité du service.

Poste à pourvoir le 15/10/26

Vacant à partir du 15/10/2026

Secrétaire médicale / Secrétaire médical