Archiviste

Descriptif de l'emploi

Idéalement située au sud de Toulouse avec la chaîne des Pyrénées pour horizon, la Communauté de Communes du Volvestre a plus d’un atout ! De Mauzac au nord à Montbrun-Bocage au sud en passant par son siège à Carbonne, elle compte 32 communes et 31 000 habitants, avec des champs de compétences variés - collecte et valorisation des déchets, petite enfance, développement économique, voirie, promotion du tourisme -, tout en restant à taille humaine. Vous l’aurez compris, il fait bon vivre et travailler en Volvestre !

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous serez chargé de la mise en œuvre de la gestion documentaire, de la collecte, de la conservation, du traitement, de la communication et de la valorisation des archives ainsi que de la sécurité des données personnelles. Vous proposerez et assurerez la mise en œuvre d'une politique d'archivage numérique et de gestion des données digitales de la communauté de communes. Vous assurerez la conformité des données de l’EPCI au RGPD et à l'Open Data.

Missions / conditions d'exercice

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

Gestion documentaire et collecte :

 Mettre en œuvre la politique d'archivage (papier et numérique),

 Assurer le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures,

 Structurer et encadrer les règles d’accès aux documents administratifs, en lien avec la CADA et garantir la confidentialité et la protection des données

 Contribuer à la démarche d’open data en sécurisant les modalités de diffusion (tri, anonymisation des données sensibles)

 Assurer un rôle d’interface et de conseil auprès des services producteurs d’archives

 Sensibiliser et former les agents aux bonnes pratiques d’archivage papier et électronique (versements, éliminations, formations secrétaires de mairie…)

 Animer des actions de sensibilisation (Journée des archives, Clean Up Day…)

 Assurer le traitement des archives courantes et intermédiaires

 Organiser et contrôler les opérations de versement

Classement et description :

 Elaborer et piloter les tableaux de tri et de conservation

 Identifier l’origine, le contexte et la finalité de production des documents afin d’en garantir le bon classement

 Réaliser le classement et l’indexation des versements

Conservation et valorisation :

 Mise en œuvre de la politique de conservation préventive et curative définie

 Organiser les espaces de stockage et les conditions matérielles de conservation

 Conduire des actions de valorisation du patrimoine archivistique

 Piloter la réflexion et la mise en place de solutions en matière d’archives électroniques

RGPD :

 Assurer le rôle de référent RGPD en lien avec le DPO de l’EPCI

 Mettre en œuvre la politique de protection des données à l'échelle de l’EPCI (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles…)

 Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD)et en contrôler le respect.

Profils recherchés

 Vous avez une première expérience significative dans le domaine, vous connaissez le fonctionnement d'un EPCI, notamment les règles et procédures d'archivage ainsi que les actes administratifs

 Vous êtes titulaire d’un diplôme universitaire spécialisé en archivistique

 Vous avez une solide connaissance en matière de gestion d'un fonds archivistique et des obligations liées aux données personnelles

 Vous possédez des qualités relationnelles, de pédagogie et la capacité à accompagner les services

 Vous avez un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle

 Vous faites preuve de rigueur, organisation et êtes autonome

 Capacité à travailler en transversalité et en mode projet