Archiviste

Descriptif de l'emploi

Le service Archives de la MEL (Métropole Européenne de Lille) collecte depuis la fin des années 1960 les archives issues des services métropolitains et des partenaires institutionnels de la MEL. Les fonds représentent aujourd’hui environ 14 kilomètres linéaires d’archives.

Deux principaux pôles d’activité se distinguent :

Collecte des archives : conseil, évaluation, prise en charge, traitement et communication des archives papier et électroniques. Ces archives peuvent émaner des services métropolitains ou d’autres organismes du territoire de la MEL

Valorisation des archives : actions de diffusion du patrimoine archivistique de la MEL : ateliers pédagogiques, publications, expositions, spectacles, ateliers ouverts aux familles, visites guidées, conférences… Ces manifestations culturelles peuvent ou non s’inscrire dans une programmation nationale telle que les Journées du patrimoine ou la semaine internationale des Archives.

Nous ouvrons deux postes d’archiviste pour rejoindre l’équipe afin notamment de poursuivre la collecte des archives papier ainsi qu’apporter un appui au projet de mutualisation des archives (collecte des archives communales) et à l’archivage électronique (contenus de Sharepoint et expertise sur la production numérique de la MEL).

Missions / conditions d'exercice

En tant qu’archiviste vous assurerez l’évaluation, le conseil, la collecte, la conservation, le classement et la communication des archives. Vous contribuerez à la mise en œuvre des stratégies de collecte et de valorisation des archives. Vous participerez à la mise en œuvre des projets du service avec des spécificités sur la collecte. Vous mettrez en œuvre les procédures de gestion et contribuerez à leur amélioration.

Vos missions et activités principales :

Évaluer les archives et conseiller les services

Évaluer (entretiens, définition du cycle de vie et délais associés) et contrôler les archives (états des lieux, visites)

Participer à la mise en œuvre d’une démarche de records management au sein de l’établissement

Apporter tous conseils à la réalisation des opérations d'archivage dans les services métropolitains (visites de services, conseil méthodologique sur les tris papier et numériques)

Rédiger les procédures et tous supports liés

Assurer occasionnellement des formations à ce sujet

Collecter, traiter et classer des fonds d'archives :

Participer au traitement des archives publiques / privées reçues : rédaction ou révision de bordereaux de versement, rédaction d’instruments de recherche

Participer au traitement des archives électroniques

Utiliser les outils informatiques de gestion

Assurer la manutention des archives à traiter et classer

Participer à la localisation et au récolement des fonds d'archives

Participer aux travaux d'équipe relatifs à la gestion des fonds d'archives

Participer aux recherches, à la communication des archives et à l’accueil des usagers.

Vos missions et activités spécifiques :

Appuyer l’e-archiviste dans la mise en œuvre de la collecte des archives électroniques :

Évaluer les contenus numériques

Appuyer l’e-archiviste dans les projets de collecte à mettre en œuvre, notamment via la mise en place de formulaires de versement dans Versae

Participer au traitement des archives bureautiques collectées via Sharepoint

Utiliser Asalae pour intégrer des transferts d’archives et pour améliorer les descriptions fournies par les producteurs

Conseiller les services dans leur classement et leur tri

Appuyer l’archiviste chef de projet mutualisation dans le pilotage de l’action de mutualisation des archives :

Participer à l’animation et au suivi du projet

Participer à la conception et à la mise à jour des outils de pilotage et d’évaluation

Assurer les relations avec les interlocuteurs de la MEL dans les communes (maires, DGS, archivistes, secrétaires de mairie…) et avec les partenaires institutionnels (CDG, SIVOM, …)

Participer à la prise en charge et au traitement des archives déposées par les communes

Assurer l’organisation et le suivi des prestations de traitement d’archives :

Prioriser en lien avec la cheffe de service les actions à réaliser et les planifier

Rédiger et suivre l’exécution des marchés publics liés

Organiser et participer à la manutention des volumes liés

Coordonner la préparation et la réalisation des éliminations réglementaires d’archives :

Sélectionner les contenus à éliminer

Mise en œuvre et suivi des procédures en lien avec les Archives départementales

Assurer l’enregistrement et le suivi des opérations d’élimination dans Ligéo Gestion

Suivre et mettre en œuvre en équipe les opérations de manutention préparatoires

Suivre la prestation de transport et d’élimination des archives concernées

Participer aux missions courantes du service en matière d’évaluation, de collecte et traitement d’archives publiques/privées :

Participer à l’évaluation des archives, à la rédaction des règles d’archivage et de gestion documentaire

Participer à la coordination des opérations de collecte par voie extraordinaire

Participer au traitement des archives collectées à l’aide des outils informatiques du service (description, instruments de recherche, localisation…)

Apporter tous conseils à la réalisation des opérations d’archivages et participer à l’animation des formations à l’archivage

Classification RIFSEEP : 3.2

Profils recherchés

Vous avez une formation universitaire dans le domaine de l’archivistique. Une expérience dans le domaine de l’évaluation (records management), la collecte et le traitement des archives contemporaines serait appréciée.

Vous maîtrisez le droit des archives et le code du patrimoine. Vous connaissez les instructions de tri et de conservation des archives communales et intercommunales.

Vous avez une appétence pour les outils informatiques et avez des notions sur l’archivage électronique.

Polyvalent, réactif et dynamique, vous avez de l’expérience en matière d’archivage et une certaine appétence pour l’histoire, mais aussi la culture et les politiques publiques.

Rigoureux, vous maitrisez les techniques documentaires et rédactionnelles spécifiques et êtes en capacité de gérer des projets.

Vous savez faire preuve d’écoute active afin d’instaurer un climat de confiance avec différents interlocuteurs lors de recueil de témoignages ou d’information.

Diplomate, pédagogue et doté d’un bon relationnel, vous savez vous adapter à tout public, notamment les enfants.

Vous savez faire preuve de discrétion et êtes soumis aux principes de la déontologie et de la confidentialité.