Assistant(e) administratif(ve) auprès du directeur du Musée Cernuschi

Vos missions en quelques mots

Finalité du poste :

L’assistant(e) est chargé(e) d’assurer les diverses tâches de secrétariat relatives au suivi des dossiers du Musée. Il/Elle assure la gestion de l’agenda du directeur et le suivi budgétaire des activités du musée.

Principales missions :

L’assistant(e) est notamment chargé(e) des activités suivantes :

1/ Secrétariat du Directeur :

• Prendre en charge la gestion de l’agenda, • Assurer la gestion des appels téléphoniques et courriels • Acheminer le courrier vers les interlocuteurs dédiés • Organiser les réunions avec la conservation et les différents services du musée et du siège • Établir le compte rendu des réunions, • Assurer l’harmonisation de la présentation des différents supports écrits (graphisme, mise en page et réalisation de PowerPoints et de cartels)

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2/ Activités de la Direction du musée :

• Participer à la mise en place et au suivi des tableaux de bord et plannings, • Veiller à la circulation des informations internes et externes, • Traiter et transmettre l’information (collecter, classer et mettre à jour) • Suivi des missions (procédure dématérialisée, plannings)

3/ Gestion quotidienne du budget :

• Établir les bons de commande et traiter les engagements budgétaires dans l’application informatique dédiée (ASTRE) • En lien avec la secrétaire générale du musée, assurer le suivi des budgets du musée (établissement de tableaux de bord, préparation des diverses décisions modificatives et clôtures budgétaires)

4/ Contribution au suivi des temps de travail via l’application informatique dédiée (Chronotime).

5/ Suivi des dossiers administratifs des stagiaires

Profil recherché

* Profil :

• Formation en gestion administrative et secrétariat de direction • Capacité à travailler en équipe • Réactivité, rigueur • Autonomie et discrétion • Sens de la communication

* Savoir-faire :

• Méthodique et sens de l’organisation • Maîtrise des fonctionnalités des logiciels bureautiques Word, Excel, Powerpoint et Outlook • Pratique de l’anglais souhaitée et d’une langue asiatique appréciée

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* Connaissances :

• Connaissance du cadre réglementaire propre à la gestion des temps de travail • Intérêt pour le secteur culturel

Vacant à partir du 01/01/2026

Assistante / Assistant de direction