Assistant(e) de direction des services techniques

Descriptif de l'emploi

L’assistant ou l’assistante de direction apporte une assistance à la directrice des services techniques en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

Organisation de la vie professionnelle du service

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du service

• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Rédaction et mise en forme de documents administratifs

• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs (arrêté, compte-rendu, note, procès-verbal, courrier…)

• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

• Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités du service

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

• Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service

Accueil téléphonique et physique

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre

• Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité

• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus

• Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)

Activités spécifiques :

• Recherche et diffusion d’informations

• Gestion du courrier du cadre

• Participation aux activités de veille documentaire et réglementaire

Conditions particulières d'exercice :

- Travail en bureau

- Planning 37h00 / semaine

- Disponibilité

- Relations quotidiennes avec les élus, les techniciens et avec les autres services

Profils recherchés

Savoirs généraux :

- Organisation de la collectivité

- Contexte et enjeux de la collectivité

- Notions de comptabilité analytique et de suivi budgétaire

- Missions du service

- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure

- Notions en finances publiques locales

Savoirs socioprofessionnels :

- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

- Fonctionnement des services de la collectivité

- Règles de l’expression orale

- Règles rédactionnelles

- Fonctionnement de l’internet

- Tableaux de bord et outils de planification et suivi

- Standard téléphonique

- Techniques de secrétariat

- Rédaction d’écrits professionnels divers (arrêté dans le domaine technique, compte-rendu, note, procès-verbal, courrier…)

Qualités requises :

- Expérience confirmée sur un poste similaire en collectivité

- Adapter et organiser son travail en fonction des différentes échéances et situations

- Rédactionnelles

- Discrétion / Confidentialité

- Travail en équipe

- Compétences requises excel et word

- Reporting