ASSISTANT(E) DE DIRECTION

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Publié le 06 juil. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Contrat

CDI

Descriptif

POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques :

- Directrice en charge de la qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions, majeurs protégés.

- Adjointe de la Directrice DQRJU et Responsable des Affaires juridiques

Liaisons fonctionnelles :

- Encadrement et équipes des services de la DQRJU ;

- Directeur de l'établissement et équipe de direction ;

- Président et Vice-Président de la CME ;

- Directions fonctionnelles et responsables de pôles ;

- Equipes de soins / Chefs de Pôles, Cadres soignants ;

- Instances de l'établissement et Comités liés à la DQRJU.

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE

L'assistant(e) fait partie de la direction qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions et tutelles.

Il/Elle assiste la directrice et son adjointe dans toute la démarche concernant ses services et assure notamment :

- L'organisation et le suivi du secrétariat de la directrice qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers, admissions et tutelles ;

- L'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la Direction ;

- La préparation et le suivi des dossiers de la directrice DQRJU et de son adjointe ;

- La prise de note et la rédaction de documents en lien avec la DQRJU ;

- L'organisation et la gestion logistique des réunions et événements ;

- La gestion documentaire et archivage (papier et numérique).

Il/elle entretient des liens fonctionnels avec tous les services internes et externes de l'établissement.

Missions générales :

Gestion de l'agenda de la directrice DQRJU et de son adjointe ;

Préparation et organisation de réunions, visites, conférences, événements ;

Prise de notes, saisie, compte-rendu, mise en forme des documents et diffusion ;

Organisation et suivi des staffs de la DQRJU et des projets de la Direction ;

Accueil des personnes : professionnels, patients, famille, partenaires extérieurs, etc. ;

Gestion des appels téléphoniques, courriers et messages électroniques : répartition, traitement, diffusion, archivage ;

Organisation classement et archivages des données, des informations, des documents de diverses natures papier et informatique ;

Création, gestion et mise à jour des bases de données, des graphiques, organigrammes, planning, etc. ;

Recensement, gestion et suivi des congés des agents (Agiletime) ;

Logistique de la DQRJU (Commandes, bons travaux, gestion de stocks, fournitures, réservations des salles, saisie, suivi, contrôle, relance, etc.).

Autres missions permanentes :

En lien avec les services de la DQRJU : Elaboration de documents et de formulaires à destination de la communauté hospitalière ; Bilan et suivi du projet usagers du projet d'établissement ; Gestion de l'Intranet (pages DQRJU) : mise en ligne et modifications des pages/documents et informations régulières sur la page accueil, etc.

En lien avec le service des relations usagers : réception, enregistrement et suivi des demandes d'informations médicales et des questionnaires de satisfaction.

Missions ponctuelles :

Instaurer une transversalité dans le travail de l'équipe entre le secrétariat et les services de la DQRJU fondée sur le partage et la solidarité : une graduation des urgences et une gestion à minima de certaines missions et dossiers.

Répondre aux besoins urgents avec une prise en charge coordonnée et continue entre les professionnels de la DQRJU.

Formation requise / Compétences et savoir-faire techniques requis :

Niveau Bac+2 à Bac+3 (BTS, Licence, ) ;

Idéalement, connaissance du secteur hospitalier ou formation en gestion hospitalière / droit de la santé ;

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office niveau avancé) et si possible des logiciels hospitaliers ;

Maîtrise de la rédaction et synthèse de l'information ;

Capacité à prioriser et gérer les urgences ;

Gestion documentaire et archivage (papier et numérique) ;

Gestion de tableaux de suivi et tableaux de bords (indicateurs, échéances, budgets) ;

Connaissance des circuits décisionnels et réglementaires hospitaliers.

Qualités professionnelles requises :

Discrétion absolue et respect de la confidentialité ;

Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ;

Autonomie et esprit d'initiative ;

Qualités relationnelles et diplomatie ;

Adaptabilité à un environnement en constante évolution ;

Travail en équipe et en transversal ;

Résistance au stress et gestion des priorités multiples.

Personne à contacter

LE GUEN Marine

Secrétariat : [email protected]

Marine LE GUEN (Adjointe de la Directrice et Responsable des Affaires juridiques) : [email protected]

[email protected]

[email protected]

Etablissement

Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard

202, avenue Jean Jaures

93332 Neuilly-sur-Marne

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Je candidate!

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