Assistant(e) de direction - Service Technique (H/F)

Descriptif de l'emploi

Au sein du Service Technique, vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle de la direction. Véritable interface entre la direction, les agents, les élus, les partenaires et les usagers, vous contribuez au bon fonctionnement du service et au suivi des dossiers administratifs et techniques. Basé sur le référentiel métier d’Assistant ou Assistante de Direction.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service technique.

• Gérer l'agenda du Directeur des Services Techniques (DST) et celui des chefs de services attachés à la direction, les rendez-vous et réunions.

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.

• Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers du service.

• Préparer les réunions, rédiger les ordres du jour et les comptes rendus.

• Gérer le classement, l'archivage et la dématérialisation des documents.

• Assurer le suivi des tableaux de bord, indicateurs et échéances du service.

• Participer au suivi administratif des marchés, travaux, demandes d'intervention et projets techniques.

• Assurer la circulation de l'information entre les services, les élus, les partenaires et les usagers.

• Assurer la structuration de l’arborescence du serveur « Technique » en pleine concertation avec les chefs de services et assurer l’intégration des données archivées ;

• Assurer le lien structurant avec le Centre Technique Municipal notamment dans le cadre de l’organisation de manifestations en pleine concertation avec les services ad’hoc et le DST (notamment VIGIPIRATES) ;

• Saisir des dossiers de demande d’autorisation de Manifestation en Préfecture en pleine concertation avec les services ad’hoc (14 juillet…) ;

Profils recherchés

Profil recherché

Connaissances

• Fonctionnement des collectivités territoriales.

• Techniques de secrétariat et rédaction administrative.

• Organisation et gestion des priorités.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Compétences

• Excellentes qualités rédactionnelles.

• Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.

• Maîtrise des outils de suivi et de planification.

• Sens de l'accueil et de la communication.

Qualités requises

• Rigueur et discrétion professionnelle.

• Sens de l'organisation.

• Réactivité et autonomie.

• Esprit d'équipe et sens du service public.

• Capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés.

• Capacité d’anticipation.

Conditions d'exercice

• Travail en bureau avec de nombreux échanges internes et externes.

• Respect de la confidentialité des informations traitées.

• Activité pouvant nécessiter une forte réactivité selon l'actualité des projets et des services.

Rémunération et avantages

• Rémunération statutaire selon les grilles de la Fonction Publique Territoriale.

• Régime indemnitaire pour les agents fonctionnaire.

• Participation employeur à la complémentaire santé labélisée : 25 € bruts/mois.

• Participation employeur à la prévoyance labélisée : 60 % de la cotisation.

• Accompagnement à la formation et au développement des compétences.