Assistante de Direction - site Albert-Chenevier

Vos missions en quelques mots

Missions permanentes : 1) Assurer le secrétariat de la direction et assister le directeur du site : - Accueillir et orienter les personnels et les différents interlocuteurs de la Direction et de la Direction des Ressources Humaines. - Tenue et mise à jour de l’agenda du directeur du site - Organisation des réunions pour le directeur du site et suivi logistique - Assurer le suivi des points abordés en CODIR - Assurer le tri, l’enregistrement du courrier, - Assurer la réception des appels téléphoniques - Assurer la mise à jour de la mallette de garde des cadres de permanence - Préparation attestations pour la régie : sortie de caisse pour activités thérapeutiques de la psychiatrie et autres services - Mise en forme des demandes de Collège soignant pour le service de psychiatrie - Impression photos patients pour les assistantes sociales - Rappel des gardes Internes/FFI/Séniors chaque semaine par mail - Logistique chambre de garde des internes - Gestion des réclamations en lien avec la direction de la qualité et des relations avec les usagers - Interlocutrice pour UIA, aumôneries, DAC94

2) Assurer en binôme le secrétariat de la DRH sur des sujets précis : - Dialogue social et relations sociales : o Organiser, préparer et assurer le suivi des instances locales de dialogue social (FSL) en étroite collaboration avec la responsable des ressources humaines et le service dialogue social du GHU o Traiter les demandes d’absences syndicales o Assurer le suivi des mouvements sociaux et de grève o Réaliser des bilans statistiques liées aux heures syndicales - Assurer la gestion administrative courante du secrétariat de la DRH, en l’absence de l’assistante DRH afin de garantir la continuité de service

3) Assurer des missions de secrétariat relevant de la direction générale - Sur des missions ponctuelles ou à définir : appui à certaines directions

Missions ponctuelles ou spécifiques : - Enregistrement des plaques d’immatriculation des personnels dans le logiciel LAPI - Participer aux évènements de la DRH et de la Direction (élections professionnelles, commissions de sélection, PEC…) - Classer et archiver les dossiers Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’évolution de l’activité du service.

Profil recherché

Compétences requises :

- Qualités relationnelles et d'accueil - Sens de l'organisation - Rigueur - Compétences rédactionnelles - Discrétion professionnelle - Respect de la confidentialité - Capacité d'autonomie - Intérêt pour la polyvalence des tâches - Diplomatie - Esprit d'initiative - Capacité à travailler en équipe

Connaissances associées :

- Bonne connaissance de l'institution et du GHU - Connaissances du milieu hospitalier et du statut de la fonction publique - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, power-point (formation complémentaire possible) - Connaissance des applications : Gestime – NSI GESTION – SMAX

Secrétaire médicale / Secrétaire médical