Assistante de formation - Service de la Formation continue F/H

Vos missions en quelques mots

Assiste les Responsables de Formation Accueille, informe, oriente et gère les messages Mène les entretiens d’information et d’orientation Gère et suit les dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP, concours Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels Assure le travail de secrétariat Traite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation Assure le suivi des dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paye Accueille les intervenants et des stagiaires Assure l’installation des matériels nécessaires aux formations et la gestion des salles de formation Autres activités ponctuelles Concours : assure la diffusion et l’affichage des avis de publication, aide à l’inscription sur le logiciel concours Gère la logistique du service Participe à l’encadrement d’un stagiaire Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay, en particulier Bicêtre, sera demandée

Profil recherché

CORPS et/ou GRADE CIBLÉ - Adjoint administratif

PRÉ-REQUIS Formations et/ou qualifications requises : - Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook - Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA) - Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE - Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières : - Connaissance des procédures d'achat - Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles - Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises : - Sens de l'accueil et de la communication, - Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilités - Rigueur et organisation dans la réalisation des activités - Capacité à travailler en équipe - Savoir rendre compte, être polyvalent - Sens du service public

Responsable de coordination administrative