Assistante du Service Urbanisme (h/f)

Descriptif de l'emploi

Assurer : l'accueil du public et la gestion administrative du service ainsi que l'instruction, la vérification et la notification de certains dossiers techniques en lien avec les partenaires internes et externes.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et renseignement du public :

• Accueil physique et téléphonique du public et des professionnels (notaires, géomètres, agents immobiliers…)

• Renseignement sur le droit des sols (cadastre, PLU, droit de préemption, servitudes…)

• Traiter les demandes de recherches dans les archives (notaires)

• Etude de faisabilité des projets simples (notamment déclarations préalables)

Gestion du droit des sols :

• Réceptionner les dossiers de demandes d’autorisations d’occupation des sols, en papier ou dématérialisés (vérification des dossiers, enregistrement, délivrance et affichage des récépissés, préparation des dossiers pour envoi au service instructeur…)

• Instruire les certificats d’urbanisme

• Tenir à jour les différents registres (PA, PC, DP, PD, CU, antennes relais, infractions, travaux sans autorisation, etc.)

• Classer et tenir à jour les dossiers de demande d’autorisation d’occupation des sols

• Organiser et faire les comptes rendus des permanences CAUE et droit des sols

• Contrôler le respect des délais légaux

• Suivre les dossiers en lien avec le chargé du droit des sols et le service instructeur de l’EPT

• Préparer les mises en signature

• Notifier les décisions (pétitionnaire, contrôle de légalité et service instructeur, service fiscalité DRIEA, conseil Général, …)

• Alerter le responsable sur les dossiers sensibles

• Organiser et participer aux visites de terrain (infractions, conformité…)

• Suivre les dossiers d’infraction et de contentieux en matière d’occupation des sols (courriers de relance…)

• Préparer les arrêtés de numérotation

• Remplir le registre de taxe d’aménagement

Gestion des demandes d’autorisations d’enseignes :

• Réceptionner les dossiers de demandes d’autorisations d’enseignes (vérification des dossiers, enregistrement, délivrance)

• Tenir à jour le registre

• Classer et tenir à jour les dossiers de demande d’autorisation d’enseignes

• Organiser et faire les comptes rendus des permanences CAUE

• Contrôler le respect des délais légaux

• Suivre les dossiers en lien avec le chargé du droit des sols

• Préparer les mises en signature

• Notifier les décisions (pétitionnaire, et contrôle de légalité)

• Alerter le responsable sur les dossiers sensibles

• Organiser et participer aux visites de terrain (infractions)

• Suivre les dossiers d’infraction et de contentieux (courriers de relance…)

Gestion administrative du service :

• Gestion du courrier selon le visa du responsable de service (hiérarchiser les courriers prioritaires, faire les réponses à partir de modèles ou les rédiger)

• Classer, archiver et tenir à jour les documents du service (chrono et autres dossiers)

• Gérer les agendas par Outlook

• Organiser les réunions (planification, convocations, réservation de salles…)

• Organiser et tenir à jour la documentation

• Procéder aux affichages et publications légales

• Gérer les communications téléphoniques du responsable de service et de la personne chargée du droit des sols

• Gérer et suivre les commandes diverses et fournitures de bureaux, en préparant les bons de commandes et en contrôlant les crédits disponibles

• En cas d’absence de l’assistant de pôle, gérer les agendas et appels téléphoniques des chargés de missions

Profils recherchés

Le “savoir”

- Connaître les différentes techniques de secrétariat

- Acquérir des connaissances en droit de l’urbanisme

- Acquérir une approche juridique

Le “savoir-faire”

- Savoir utiliser les logiciels de bureautique

- Apprendre à utiliser les outils informatiques spécifiques au service (SIG, système d’informations géographiques)

- Apprendre à lire les plans

Le “savoir-être”

- Etre méthodique, rigoureux et organisé dans la tenue et gestion des différents dossiers

- Etre discret, notamment par rapport aux dossiers sensibles

- Qualités relationnelles attendues par rapport à l’accueil du public, notamment en termes de pédagogie