Chargé de l'urbanisme et du secrétariat du Maire

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du/de la Directeur(trice) Général(e) des Services et en lien direct avec Monsieur le Maire, l’agent assure :

- le suivi administratif et réglementaire des dossiers d’urbanisme de la commune ;

- l’accueil et l’information des administrés en matière d’urbanisme ;

- le secrétariat et l’assistance administrative du Maire ;

- la préparation, l’organisation et le suivi des rendez-vous et réunions du Maire ;

- la rédaction et le suivi de courriers, notes et documents administratifs.

Le poste nécessite une forte capacité d’organisation, de discrétion, de rigueur et de polyvalence, ainsi qu'un sens du service public développé.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES

• Chargé(e) de l’urbanisme (50%)

a) Accueil et information du public

- Accueillir, renseigner et orienter les administrés sur les règles d’urbanisme applicables

- Informer les pétitionnaires sur les différentes autorisations d’urbanisme

- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, courriel ou accueil physique

- Expliquer les procédures et les délais réglementaires

- Orienter, lorsque nécessaire, les administrés vers les services ou organismes compétents

b) Gestion et suivi des autorisations d’urbanisme

- Assurer le suivi administratif des : permis de construire, permis d’aménager, permis de démolir, déclarations préalables, certificats d’urbanisme, autorisations de travaux :

• Réceptionner, enregistrer les dossiers et vérifier leur complétude ;

• Assurer le suivi des pièces complémentaires ;

• Transmettre les dossiers aux services instructeurs compétents ;

• Préparer les courriers et arrêtés nécessaires

• Notifier les décisions aux pétitionnaires ;

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers ;

- Assurer la réalisation des autorisations d’urbanisme concernant les projets communaux

- Participer au suivi des dossiers liés au droit de préemption urbain, lorsque la commune est compétente

- Participer au suivi des déclarations d’ouverture et d’achèvement des travaux

- Gérer le suivi administratif des autorisations au titre des ERP

c) Gestion de la Commission Communale des Impôts Directs (CCID)

- Préparation de la CCID (convocation des membres)

- Présence et animation de la réunion annuelle

- Transmission des informations à l’administration fiscale.

• Secrétariat du Maire (50%)

a) Gestion de l’agenda

- Assurer la gestion quotidienne de l’agenda du Maire.

- Planifier les réunions avec les élus, services, administrés, associations et partenaires extérieurs.

- Gérer les invitations et participations du Maire aux manifestations communales et extérieures.

b) Gestion du courrier et des sollicitations

- Assurer le suivi des courriers et courriels adressés au Maire.

- Préparer les réponses aux sollicitations des administrés et partenaires.

- Rédiger des courriers, notes, invitations, comptes rendus et autres documents administratifs.

- Assurer le suivi des réponses apportées par les services municipaux.

- Veiller au respect des délais de réponse.

c) Préparation des réunions et rendez-vous

- Anticiper les échéances et préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous.

- Réunir les informations auprès des différents services.

- Préparer les ordres du jour et documents supports, selon les besoins.

- Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus lorsque cela est demandé.

- Assurer le suivi des décisions et demandes formulées lors des réunions.

MISSIONS SECONDAIRES

- Contribuer à la continuité du service public en cas d’absence d’un collègue, notamment l’accueil du public aux horaires d’ouverture de la mairie.

- Participer à l’organisation des élections et autres opérations administratives lorsque nécessaire.

- Assurer une veille réglementaire dans son domaine d’activité.

- Participer à l’amélioration des procédures internes et à la dématérialisation des dossiers.

Profils recherchés

COMPETENCES ATTENDUES

Savoirs :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Connaissance de l’organisation administrative d’une commune

Bonne connaissance de la réglementation en matière d’urbanisme

Connaissance des différentes autorisations d’urbanisme et de leurs procédures.

Notions concernant le PLU/PLUi et les règles d’occupation des sols.

Savoir-faire :

Instruire et suivre administrativement des dossiers d’urbanisme

Analyser la recevabilité et la complétude d’un dossier

Rédiger des courriers et documents administratifs

Organiser efficacement un agenda complexe

Préparer des réunions et des dossiers d’aide à la décision

Rechercher et exploiter des informations réglementaires

Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers

Assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément

Respecter les délais réglementaires et administratifs

Accueillir et renseigner le public avec pédagogie

Savoir-être :

Sens du service public

Rigueur et discrétion professionnelle

Disponibilité et réactivité

Qualités relationnelles et aptitude au dialogue

Autonomie et sens des responsabilités

Réactivité et adaptabilité

Esprit d’équipe et sens du travail transversal

FORMATION ET EXPERIENCE

• Une expérience en collectivité territoriale, en urbanisme ou en secrétariat administratif est souhaitable.

MOYENS MIS A DISPOSITION

• Poste informatique équipé des logiciels bureautiques et métiers

• Bureau individuel

• Accès aux véhicules de service selon les nécessités des missions

• Documentation technique et réglementaire

CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE

• Travail principalement en bureau et en accueil du public

• Activité nécessitant de respecter des délais réglementaires

• Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels pour certaines réunions, cérémonies ou manifestations

• Possibilité de déplacements ponctuels sur le territoire communal

• Devoir de réserve, discrétion et confidentialité

AVANTAGES :

Participation employeur santé et prévoyance

CNAS

RTT (6 jours)