Chargé(e) de missions Vie associative, culturelle et festivité

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction de la Vie Associative, Culturelle et des Festivités, vous êtes placé(e) sous l'autorité de la Directrice et de son adjointe. Vous êtes l’interlocuteur privilégier des associations, vous gérez les réservations de salles municipales et l’organisation d’expositions artistiques. Vous participez activement à la mise en œuvre de la politique culturelle, associative et festive de la Ville en assurant la gestion administrative du service, en préparant et en participant aux manifestations associatives et municipales.

Un poste qui combine bureau et terrain : gestion administrative, accueil du public, coordination, logistique, événements, … Vous serez au cœur de l’action et en lien quotidien avec de nombreux interlocuteurs.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

- Gérer les salles municipales et les expositions

- Vous êtes le point de contact des associations, artistes et partenaires pour les occupations ponctuelles des équipements municipaux.

- Gérer les demandes de réservation, piloter le planning des occupations ponctuelles des salles municipales.

- Coordonner les occupations avec les agents des équipements : transmission des réservations, configurations des salles, besoins matériels et prestations de ménage.

- Organiser et suivre les expositions artistiques temporaires : candidatures, participation à la sélection des exposants.

- Préparer les contrats, les conventions, assurer le suivi des facturations et des encaissements dans le cadre de la régie de recettes.

- Être l’interlocuteur des associations et des administrés :

- Accueillir, informer et accompagner les associations, les habitants et les partenaires, les orienter dans leurs démarches, identifier leurs besoins et faciliter la mise en œuvre de leurs projets en lien avec les services municipaux.

Participation active aux événements de la Ville :

- Participer à la préparation de manifestations associatives : conférences, soirées associatives, trocs livres… et au déroulement de grands rendez-vous municipaux : programmations jeune public, concerts, spectacles, anniversaire du jumelage, cinéma en plein air, feu d’artifice, vide greniers, marché de Noël…

Missions secondaires :

- Gérer les réservations du matériel événementiel (grilles d’exposition, sonorisation, mobilier…) ;

- Assurer le suivi du calendrier annuel des manifestations ;

- Enregistrer et mettre à jour les dossiers associatifs ;

- Assurer la continuité du service en l’absence de votre binôme, notamment en qualité de régisseur suppléant ;

- Assurer le suivi des demandes d’autorisation de débits de boissons ;

- Contribuer plus largement aux projets et activités de la Direction

Profils recherchés

- Expérience notamment dans l'administration de vie associative et culturelle ainsi que dans l'organisation d'événement.

- Polyvalent, dynamique et motivé.

- Capacités rédactionnelles et organisationnelles.

- Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook).

- Capacité à intervenir sur le terrain.

- Autonome et sens de l'organisation.

- Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité.

- Rigueur, discrétion et sens du service public.