Gestionnaire accueil, état civil, Urbanisme, CCAS, élections, secrétariat, communication

Descriptif de l'emploi

Situé proche de Saumur, Vivy est une commune rurale et dynamique au niveau économique, social et culturel de 2 700 habitants.

Parmi les nombreuses réalisations : rénovation énergétique des bâtiments communaux avec des matériaux biosourcés – obtention de la deuxième fleur du label « Villes et Villages Fleuris », du label Station Verte, du label Village étoilé - rénovation de l’éclairage public en LED – schéma directeur des mobilités douces – programme de revitalisation des centres-villes « Anjou Cœur de Ville » - écoquartier - construction d’une maison des jeunes - création d’un deuxième restaurant scolaire, d’une maison médicale, d’une supérette et d'une cellule commerciale, réaménagement des espaces publics …

Parmi les projets en cours : un deuxième écoquartier de 60 logements, renaturation de la cour de l’école La Vétusienne…

Vous intégrez le service administratif composé de sa responsable et de 3 agents.

Missions / conditions d'exercice

Assure l'accueil, l'orientation et le premier renseignement du public de la mairie, gère les demandes relatives à l’état civil, d’urbanisme. Gère les affaires sociales. En charge de l'organisation des élections. Assure des tâches de secrétariat. En charge de la communication. Assure la gestion administrative du cimetière.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

ACCUEIL GÉNÉRAL DU PUBLIC

- Accueillir, orienter, renseigner le public (téléphone et physique).

ÉTAT CIVIL

- Accueillir, orienter, renseigner le public sur les questions qui relèvent de l'état civil.

- Délivrer des extraits de registres et assurer le suivi administratif des dossiers mariage...., rédiger des actes...

- Tenir à jour les registres d'état civil et veiller à leur intégrité.

URBANISME

- assurer le suivi des demandes d’autorisation d’urbanisme (DP, PC, CU, AT) depuis le dépôt des demandes jusqu’à la clôture des dossiers (fin des travaux).

- assurer les recherches et la transmission des informations cadastrales au public.

CCAS

- Gèrer des demandes en matière d'action sociale, informer et orienter les demandeurs.

- Préparer des manifestations évènementielles ou les actions pour les ainés.

- Ponctuellement, participer aux réunions du conseil d'administration du centre communal d'Action Social : préparer des dossiers de demande d'aide sociales, convocation, rédaction et suivi des délibérations et des procès-verbaux.

ÉLECTIONS

- Organiser et suivre les listes électorales et les scrutins.

- Assurer les inscriptions et radiations sur liste électorale.

- Définir l'organisation logistique des bureaux de vote avec la responsable du service administratif.

- Préparer les documents nécessaires au bon déroulement des opérations de vote.

- Garantir le suivi des instructions préfectorales.

- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement) avec la responsable du service administratif.

CIMETIÈRE

- Assurer la gestion administrative du cimetière (informatisation, enregistrement, ventes concessions, procédure de reprises, mise à jour des concessions, etc.).

SECRÉTARIAT

- Gérer les sinistres avec les assurances de la collectivité.

- Assurer le secrétariat des élus et de la responsable du service administratif.

- Assurer la gestion administrative des commissions municipales et des comités consultatifs.

- Assurer les demandes des associations avec l'adjoint délégué (débit de boissons, gestion des dossiers de demande de subvention).

- Assurer la réception, le traitement envoi du courrier, diffusion de l'information en général, la gestion du registre d’appel et d’accueil physique.

COMMUNICATION

- Tenir informé les habitants.

- Participer à la communication des fêtes, en lien avec les associations.

- Réaliser des supports et mise en œuvre des actions de communication.

- Assurer la communication générale (site internet,réseaux sociaux,presse...).

- Préparer le diaporama des vœux du maire en lien avec les élus...

- Préparer diverses cérémonies, inaugurations.

- Préparer le bulletin municipal et les Nouvelles Vétusiennes en lien avec l'élu en charge de la communication.

ENFANCE

- Gérer et suivre les réservations sur le portail famille.

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

CNAS

- Gérer les adhésions.

- Informer les agents sur les aides accordées par le CNAS.

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :

Vie du service

- Participer aux réunions de service à la demande de la responsable du service administratif.

- Venir en renfort de l'équipe en fonction des besoins du service.

Profils recherchés

- Qualifications requises : Baccalauréat.

Compétences principales :

- Maîtrise des outils bureautiques, de communication et des logiciels liés à l’activité de l’agent (Berger Levrault, Oxalys, Gescime).

- Connaissance de la réglementation et règles de l'urbanisme, du code de l'urbanisme, droits des sols…

- Information générale relative à l’État Civil.

- Connaissance des différents partenaires (services déconcentrés et sociaux de l’État, services décentralisés – Département, Région…).

- Statut de la Fonction Publique Territoriale.

Aptitudes requises : Bonnes aptitudes relationnelles (souriant, amabilité, écoute, bonne présentation), autonomie, rigueur, réactivité, organisation, gestion simultanée de plusieurs activités…