Gestionnaire de scolarité pôle Doctorat et HDR (F/H)

Vos missions en quelques mots

Gestion des inscriptions et réinscriptions (environ 450 dossiers)

Assurer l’accueil et l’information des étudiants et doctorants sur les procédures d’inscription et de réinscription ; Contrôler la complétude et la conformité des dossiers administratifs, notamment le financement des doctorants ; Assurer la saisie et le suivi des inscriptions et réinscriptions administratives dans le logiciel ADUM ; Vérifier les pièces justificatives et relancer les étudiants en cas de dossier incomplet ; Suivre les situations particulières : réinscription, interruption, changement de situation, transfert, abandon, etc. ; Assurer le lien avec les différents services et établissements partenaires intervenant dans le processus d’inscription ; Gérer les dossiers de césure et les conventions de cotutelle ; Mettre à jour les données des étudiants et assurer leur fiabilité pour les différents outils de gestion et enquêtes réglementaires ; Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur ; Fiabiliser les données. Organisation et gestion des soutenances (environ 50 dossiers)

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Vérifier la recevabilité administrative des demandes de soutenance ; Contrôler les pièces nécessaires à la constitution des dossiers ; Assurer le suivi des propositions de rapporteurs et de membres du jury ; Vérifier la conformité des compositions de jury avec la réglementation applicable ; Assurer les échanges avec les écoles doctorales, les directeurs de thèse, les rapporteurs et les membres des jurys ; Suivre les différentes étapes de validation et d’autorisation de soutenance ; Organiser matériellement les soutenances : date, lieu, visioconférence le cas échéant, documents nécessaires ; Préparer et transmettre les documents administratifs aux différents intervenants ; Assurer le suivi du procès-verbal et des documents consécutifs à la soutenance ; Contrôler le retour des documents signés et procéder à leur archivage ; Assurer le suivi des situations d’ajournement, de report ou de nouvelle soutenance, en lien avec les responsables compétents ; Gérer le processus de diplomation et les documents associés. Suivi des conventions de cotutelle

Assurer le suivi et la gestion du tableau des cotutelles ; Assurer le suivi des signatures des conventions de cotutelle dans l’outil Docusign ; Procéder à l’archivage des cotutelles. Suivi des dossiers de césure

Assurer le suivi et la gestion du tableau des cotutelles en relation avec les autres gestionnaires de scolarité. Aide ponctuelle pôle Master et PhD Track

Inscriptions des étudiants master et PhD Track pendant la campagne d’inscriptions.

Profil recherché

Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service. Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et à l’international est un plus

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Compétences attendues

Compétences :

Expérience professionnelle dans l'enseignement supérieur

Compétences organisationnelles, capacité à gérer des tâches multiples

Savoir-être rigoureux, méthodique, efficace et disponible

Savoir prendre des initiatives et être autonome

Savoir gérer le stress en période d'activité intense

Faire preuve d'un bon sens relationnel et du sens de la confidentialité

Maîtrise des outils bureautiques et d'ADUM constitueraient un atout

Maîtrise des langues anglaise et française (lu, écrit, parlé)

Au sein de l'Institut, vous bénéficierez des avantages suivants :

25 jours de congés + 18 RTT Télétravail 1 à 2 jours selon le poste. Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75% De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal, ) Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…) et activités sportives variées sont organisées tout au long de l'année. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

L332-2

Vacant à partir du 01/11/2026

Gestionnaire de scolarité