Projektmitarbeiter*in Records Management und digitale Archivierung an österr. Universitäten (w/m/d)

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n

Projektmitarbeiter*in Records Management und digitale Archivierung an österr. Universitäten (w/m/d)

150 Bibliotheks- und Archivwesen

Besetzung ab: 01.01.2027 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IVa

Befristung bis: 31.12.2027

Stellen ID: 6267

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie für Ihr Leben gern kommunizieren, strukturieren und organisieren, am liebsten in interdisziplinären und nachhaltigen Projekten arbeiten, dann willkommen in unserem universitätsübergreifenden Kooperationsprojekt Records Management und digitale Archivierung!

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Ziel dieser nationalen Initiative ist die Einrichtung einer Kompetenzstelle zur Koordinierung und Konsolidierung der technischen und organisatorischen Infrastrukturen für eine zeitgemäße und zukunftsorientierte digitale Universitätsverwaltung.

Im Rahmen eines einjährigen Vorprojekts sollen die konkreten digitalen Prozesse und Anwendungen, die den Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen der Partneruniversitäten von der Entstehung bis zur Archivierung begleiten, ermittelt und erfasst werden. Das Archiv der Universität Wien stellt die räumliche Infrastruktur für dieses Kooperationsprojekt österreichischer Universitäten bereit.

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Das machen Sie konkret:

In enger Abstimmung mit den Vertreter*innen der Partneruniversitäten erarbeiten Sie folgende Projektinhalte:

• Erfassung von Stakeholder-Requirements sowie Erfassung bestehender digitaler Prozesse und Anwendungen an den teilnehmenden Universitäten

• Planungen für die Automatisierung von zwei exemplarischen Verwaltungsprozessen

• Erarbeitung von 2-3 möglichen IT-Lösungen für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein digitales Archiv (DA)

• Erstellung der Governance samt Grobkonzept und Projektplan für das im Anschluss geplante Implementierungsprojekt, das die Ausrollung der ausgewählten Systeme und die anschließende Überführung in den laufenden Betrieb (Kompetenzstelle) zum Ziel hat

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium

• Ausbildung im Records Management bzw. im Archiv-, IT- oder Digital-Humanities-Bereich von Vorteil

• Praxiserfahrung im Umgang mit Systemen, die den Lebenszyklus digitaler Dokumente begleiten von Vorteil

• Vorausgesetzt werden gute Kenntnisse von Kernstandards des Records Managements (ISO 15489, ISO 14721, ISO 18128, etc.), der gesetzlichen Rahmenbedingungen (auch des Archivwesens) und des OAIS-Referenzmodells

• Profunde Kenntnisse in Bezug auf die Bearbeitung, die Pflege und das Mapping von Massendaten (z.B. mit Import- bzw. Exportformaten wie EAD)

• Nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement

• Sehr gute Dialog- und Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

• Sehr gute Kenntnisse der deutschen (mindestens C1) und der englischen Sprache in Wort und Schrift

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden kompetente Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Das bieten wir bieten:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.450,30 (14 x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben

• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)

• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Silvia Paula Hanak

[email protected]

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit (https://gleichbehandlung.univie.ac.at/), Frauenförderung und Diversität (https://gleichstellung.univie.ac.at/diversitaet). Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung (https://careers.univie.ac.at/fileadmin/user_upload/careers/Datenschutz_Recruiting/Universitaet_Wien_-_DSE-Success-Factors_.pdf)

Bewerbungsfrist: 30.10.2026

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