Secrétaire administrative du service Culture, Sport & Vie Associative

Descriptif de l'emploi

Au sein du service Culture, Sport & Vie Associative, la Commune recherche un(e) secrétaire administratif(ve).

Missions / conditions d'exercice

Accueil du service :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.

- Gérer et suivre les demandes de locations et prêts des salles communales : traitement des demandes, constitution des dossiers, suivi informatique du planning, gestion des clés, rédaction de réponses aux demandes.

- Gérer les demandes de prêt de matériels.

- Gérer les dossiers de médaille du travail : préparation des courriers, accueil des administrés.

- Gérer les états des lieux.

- Rédiger les arrêtés liés aux manifestations.

Gestion administrative en lien avec le gestionnaire du service :

- Élaborer et suivre le budget du service

- Rédiger des documents administratifs : délibérations, notes de présentations, décisions, courriers, règlements intérieurs, comptes-rendus…

- Rechercher et demander des subventions

- Gérer et suivre des conventions financières

- Mettre à jour le site internet

Définition, planification et pilotage des manifestations/évènements de la Commune en lien avec le gestionnaire de service :

- Définir et mettre en œuvre des actions socio-culturelles

- Impulser et coordonner les projets culturels

- Organiser sur les plans administratif et technique des manifestations/événements : rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs, les intervenants, les lieux / définir la stratégie de communication (flyers, affichage, diffusion, invitations…) / gérer les relations avec les associations, prestataires extérieurs et les services de la commune

- Mettre à jour le tableau informatisé des manifestations

- Construire un budget prévisionnel des manifestations

- Évaluer le bon déroulement des manifestations à posteriori

- Gérer en coordination avec les Services Techniques le prêt et la location de matériels en fonction des besoins

Poste à temps complet

36h30 par semaine, du lundi au vendredi

Profils recherchés

Savoirs :

Bonne connaissance du cadre institutionnel des collectivités territoriales

Bonne culture générale

Maîtrise du secteur culturel

Savoir-faire :

Capacité à rendre compte

Esprit d’analyse et de synthèse

Qualités rédactionnelles

Maitrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir-être :

Sens de l’organisation

Sens du relationnel

Autonomie, rigueur

Réactivité

Disponibilité